Fișa postului cu AI în 2026: model, prompturi și cerințe legale

Fișa postului e documentul pe care aproape orice firmă îl are și pe care puțini îl recitesc până la prima dispută: un angajat care refuză o sarcină, un candidat care întreabă ce va face concret, o evaluare anuală contestată. Un asistent AI scurtează mult redactarea, dar nu știe cum se lucrează în firma ta și nu răspunde pentru ce semnezi. Ghidul pornește de la ce cere Codul muncii, continuă cu prompturi gata de copiat, pe pași, și se încheie cu un model complet pentru un post concret.

Ghid informativ, cu textele de lege citite la 14 octombrie 2026. Nu înlocuiește consultanța juridică. Pentru posturi cu regim special (sector public, profesii reglementate, contracte colective cu clauze proprii), verifică forma finală cu juristul sau cu un consultant în dreptul muncii.

Fișa postului este primul document dintr-un lanț: din ea se scriu anunțul de angajare, criteriile de selecție, planul de integrare și, mai târziu, evaluarea anuală. Dacă fișa e vagă, fiecare verigă moștenește aceeași problemă. Cum se folosește AI-ul pe tot acest lanț, de la recrutare la conformitatea cu GDPR și AI Act în resurse umane, se predă pe larg în cursul AI în Resurse Umane și Recrutare. Aici rămânem la un singur document: fișa.

Ce este fișa postului și unde o cere legea

Codul muncii (Legea nr. 53/2003, republicată) nu definește fișa postului și nu oferă un model. O pomenește în câteva articole, iar două dintre ele fixează regulile de redactare.

Art. 17 alin. (3) lit. d) enumeră ce trebuie să afle persoana selectată sau salariatul înainte de semnarea contractului: „funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative, precum și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor postului". Alineatul (4) adaugă că elementele din această informare „trebuie să se regăsească și în conținutul contractului individual de muncă", cu trei excepții care nu privesc fișa. De aici vine practica de a anexa fișa la contract și de a o semna odată cu el.

Art. 39 alin. (2) lit. a) stabilește prima obligație a salariatului: „obligația de a realiza norma de muncă sau, după caz, de a îndeplini atribuțiile ce îi revin conform fișei postului". Consecința practică: ce nu apare în fișă e greu de cerut, iar ce apare formulat vag e greu de evaluat.

Pe același alineat stau două elemente pe care multe firme le trec direct în fișă, pentru că decurg din atribuții: lit. e), „criteriile de evaluare a activității profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului", și lit. f), „riscurile specifice postului".

Angajatorul are dreptul, potrivit art. 40 alin. (1) lit. b), „să stabilească atribuțiile corespunzătoare fiecărui salariat, în condițiile legii". Când fișa se schimbă, se aplică art. 17 alin. (5): „Orice modificare a unuia dintre elementele prevăzute la alin. (3) în timpul executării contractului individual de muncă impune încheierea unui act adițional la contract, anterior producerii modificării, cu excepția situațiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil." Dacă rescrii cu AI fișele angajaților existenți, actul adițional vine înainte ca noua fișă să se aplice.

Pentru firmele mici, art. 34¹ permite repartizarea, „prin fișa postului", a atribuțiilor privind activitatea de resurse umane și salarizare către unul sau mai mulți angajați. Dacă office managerul ține și evidența de personal, atribuția se scrie în fișa lui.

Codul COR: ce este și cum îl găsești

Clasificarea ocupațiilor din România (COR) este, potrivit art. 2 din HG nr. 1.352/2010, „clasificarea de interes general ce asigură identificarea, ierarhizarea și codificarea ocupațiilor din economia României". Structura urmează clasificarea internațională ISCO-08, iar nivelul de ocupație, cu șase cifre, a fost aprobat prin Ordinul nr. 1.832/856/2011, care o declară obligatorie „la completarea documentelor oficiale ori de câte ori se cere precizarea ocupației".

Codul are cinci niveluri (art. 4 și 5 din HG nr. 1.352/2010). Pe exemplul din modelul de mai jos:

Cum îl găsești: Ministerul Muncii publică pe site câte o pagină pentru fiecare dintre cele zece grupe majore (0–9), fiecare cu un PDF în care apar descrierea grupelor și lista ocupațiilor cu cod de șase cifre. Cauți în PDF denumirea ocupației și copiezi codul. Descrierea grupei de bază îți folosește și mai departe, ca punct de plecare pentru AI: pentru grupa 3343, de pildă, lista oficială spune că acești salariați „îndeplinesc sarcini de coordonare și organizare în sprijinul managerilor și specialiștilor și/sau pregătesc corespondența, rapoartele și procesele-verbale și alte documente de specialitate".

Două reguli practice:

1. Codul îl copiezi tu din lista oficială, nu îl ceri asistentului. Un model de limbaj poate produce un cod plauzibil, dar greșit, iar lista se modifică periodic prin ordin.
2. Denumirea internă nu înlocuiește ocupația din COR. Poți numi postul „Office Manager" în organigramă, dar în contract și în fișă trece ocupația și codul din COR, cu denumirea internă ca mențiune suplimentară.

Ce conține o fișă a postului bună

Legea nu impune un format, deci structura de mai jos e o recomandare: acoperă elementele din art. 17 și pregătește fișa pentru evaluarea posturilor cerută de directiva privind transparența salarială.

Cum redactezi fișa postului cu AI: pregătirea

Rezultatul depinde aproape în întregime de ce îi dai asistentului. Înainte de primul prompt, adună:

1. Notițele din discuția cu managerul direct și, dacă postul există deja, cu titularul. Fără ele, AI-ul scrie fișa unui post generic, nu a postului tău.
2. Descrierea grupei de bază din COR, copiată din PDF-ul oficial.
3. Fișa veche, dacă există, după ce ai scos numele și orice dată personală.
4. Fragmentul de organigramă cu funcții, fără nume.
5. Capitolele relevante din regulamentul intern: programul de lucru și criteriile de evaluare.

Lucrezi pe contul de firmă al asistentului, cel aprobat de companie, nu pe un cont personal. Motivul e explicat mai jos, la date.

Prompturile pentru fișa postului, pas cu pas

Rulezi prompturile în aceeași conversație și în ordine: fiecare folosește rezultatul aprobat al celui dinainte. Textul dintre paranteze drepte îl înlocuiești tu. Toate prompturile interzic explicit inventarea, pentru că aceasta e cea mai frecventă problemă la documentele generate.

Pasul 1. Analiza postului: întrebările dinaintea textului

Ești consultant HR și mă ajuți să fac analiza unui post înainte să redactăm fișa postului.
Postul: [denumirea internă], în departamentul [departament], raportează la [funcția șefului direct].
Ocupația din COR: [codul și denumirea, copiate din lista oficială].
Descrierea oficială a grupei de bază din COR: [lipește descrierea].
Context despre firmă: [domeniul, numărul aproximativ de angajați, cum e organizată echipa].

Construiește un ghid de interviu pentru analiza postului, în două părți:
A) 10–12 întrebări pentru managerul direct;
B) 10–12 întrebări pentru titularul actual al postului (dacă postul există deja).
Întrebările trebuie să afle: ce rezultate produce postul, sarcinile recurente și frecvența lor
(zilnic, săptămânal, lunar), deciziile pe care titularul le ia singur și cele pe care doar le propune,
cu cine lucrează în interior și în exterior, ce instrumente folosește, ce greșeli costă cel mai mult,
ce condiții de muncă are (program, deplasări, efort).
Nu formula nicio întrebare despre viața personală, sănătate, familie, vârstă sau convingeri.
La final, dă-mi un tabel gol în care să notez răspunsurile, cu coloanele:
sarcină, frecvență, rezultat, cine decide, instrumente.

Întrebările le pui tu, oamenilor. AI-ul nu face analiza postului, doar o pregătește.

Pasul 2. Atribuțiile: din notițe într-o listă verificabilă

Mai jos sunt notițele mele din interviurile de analiză a postului (fără date personale).
[lipește tabelul completat]

Transformă notițele în 8–12 atribuții pentru fișa postului. Reguli:
1. Fiecare atribuție începe cu un verb de acțiune la prezent (organizează, redactează, verifică,
   ține evidența), urmat de obiect și de rezultatul sau standardul așteptat.
2. Indică frecvența acolo unde reiese din notițe.
3. Nu adăuga nicio sarcină care nu apare în notițe. Dacă pare să lipsească ceva (de exemplu,
   notițele pomenesc un raport, dar nu cine îl întocmește), scrie separat, sub titlul
   „De confirmat cu managerul”.
4. Evită formulările vagi: „se ocupă de”, „asigură buna funcționare”, „participă la”, „alte sarcini”.
5. Ordonează atribuțiile după ponderea în timpul de lucru. Estimează ponderea doar dacă notițele
   o susțin; altfel scrie „pondere: de confirmat”.
Răspunde cu o listă numerotată, apoi cu lista „De confirmat cu managerul”.

Pasul 3. Responsabilitățile și limitele de autoritate

Pornind de la atribuțiile aprobate de mai jos, scrie secțiunea „Responsabilități și limite
de autoritate” a fișei postului.
[lipește atribuțiile aprobate]

Pentru fiecare atribuție, separă:
- ce decide titularul singur;
- ce propune și aprobă altcineva (precizează funcția, nu numele);
- de ce răspunde concret (termen, exactitate, confidențialitate, bunuri sau bani gestionați).
Acolo unde există un prag (sumă, termen, tip de document), scrie [PRAG DE STABILIT].
Nu inventa valori.
La final, adaugă o listă scurtă cu categoriile de informații confidențiale la care postul
are acces, fără exemple reale.

Pasul 4. Competențele și cerințele

Pe baza atribuțiilor și a responsabilităților de mai sus, propune cerințele postului în două
coloane: „obligatoriu” și „constituie avantaj”. Include: nivelul de studii, experiența,
cunoștințele de specialitate, instrumentele, limbile străine, competențele interpersonale.
Reguli:
1. Fiecare cerință trebuie justificată de cel puțin o atribuție; scrie numărul atribuției
   lângă ea. Elimină cerințele fără justificare.
2. Nu formula cerințe legate de vârstă, sex, stare civilă sau situație familială, cetățenie,
   etnie, religie, sănătate sau aspect fizic. Dacă o cerință pare să atingă indirect aceste
   criterii (de exemplu „disponibilitate totală pentru program prelungit”), semnaleaz-o separat
   și explică de ce.
3. Descrie competențele interpersonale prin comportamente observabile („explică o procedură
   unui coleg nou fără să o simplifice greșit”), nu prin adjective („comunicativ”, „dinamic”).
4. Folosește un limbaj neutru din punctul de vedere al genului.
La final, indică ce cerințe din coloana „obligatoriu” ar putea elimina candidați potriviți
fără un motiv real.

Pasul 5. Condițiile de muncă, criteriile de evaluare și asamblarea

Asamblează fișa postului completă, cu secțiunile, în această ordine:
1. Identificarea postului (denumirea internă, ocupația și codul COR, departamentul,
   locul de muncă, nivelul ierarhic);
2. Scopul postului (două-trei propoziții);
3. Relații ierarhice și funcționale;
4. Atribuții;
5. Responsabilități și limite de autoritate;
6. Cerințe;
7. Condiții de muncă (program, loc, deplasări, mod de lucru) — folosește doar datele de mai jos;
8. Criterii de evaluare a activității — unul sau două pentru fiecare grup de atribuții,
   fiecare cu un indicator observabil;
9. Riscuri specifice postului — scrie doar [SE PREIAU DIN EVALUAREA DE RISC]; nu le genera;
10. Data, versiunea și semnăturile.
Date pentru secțiunea 7: [programul, locul de muncă, deplasările, telemunca, dacă e cazul].
Criteriile de evaluare stabilite deja de firmă: [lipește din regulamentul intern, dacă există].
Nu adăuga sarcini, cerințe sau condiții care nu apar în pașii anteriori.
Marchează cu [DE COMPLETAT] tot ce lipsește.

Dacă lucrezi în Word cu Microsoft 365 Copilot, aceeași succesiune funcționează pe documentele-sursă: pornești ciorna din notițe și din fișa veche, nu de la zero. Tehnica e explicată în modulul despre Word din cursul Microsoft 365 Copilot pentru munca de birou.

Pasul 6. Verificarea încrucișată, făcută tot de AI

Joacă rolul unui consultant în dreptul muncii care citește critic fișa postului de mai jos,
înainte de semnare.
[lipește fișa]
Verifică și raportează într-un tabel cu coloanele „problemă”, „unde apare”, „de ce contează”,
„propunere”:
- atribuții vagi sau nemăsurabile;
- clauze nelimitate de tipul „orice alte sarcini”;
- cerințe care nu decurg din atribuții;
- formulări care pot fi discriminatorii, direct sau indirect;
- contradicții între atribuții, limite de autoritate și condițiile de muncă;
- informații care par inventate (cifre, praguri, coduri, denumiri de documente).
Nu rescrie fișa. Nu cita articole de lege pe care nu le poți indica exact; dacă bănuiești
o problemă juridică, scrie „de verificat cu juristul”.

Pasul 6 prinde o parte din erori, dar nu înlocuiește verificarea umană. Un model care citește critic un text scris tot de el poate rata exact presupunerile pe care le-a făcut singur.

Protocolul de verificare umană, înainte de semnare

Fișa e un document contractual, deci o citesc oameni care cunosc postul:

1. Managerul direct confirmă că fiecare atribuție corespunde muncii reale și că nu lipsește nimic important.
2. Titularul unui post existent citește atribuțiile înainte de actul adițional, ca diferențele să apară acum, nu la evaluare.
3. HR compară codul COR cu lista oficială și cu contractul, caracter cu caracter.
4. HR caută orice element pe care nu l-a furnizat nimeni (un prag, un termen, o procedură, un instrument) și îl confirmă sau îl șterge.
5. HR verifică dacă fiecare cerință are atribuția care o justifică și dacă vreuna atinge criteriile din art. 5 alin. (2) din Codul muncii.
6. HR verifică consecvența cu contractul, regulamentul intern și contractul colectiv: program, loc de muncă, criterii de evaluare.
7. Serviciul de prevenire și protecție completează riscurile specifice din evaluarea de risc; AI-ul nu le scrie.
8. Juristul intervine la posturile atipice: răspundere materială, gestiune, informații clasificate, muncă în afara sediului.
9. Pentru arhivă, notezi data, versiunea, cine a verificat și că ciorna a fost redactată cu asistență AI. Nicio lege nu cere mențiunea, dar te ajută să arăți cum a fost întocmită fișa, dacă e contestată.

Ce nu pui într-un chatbot public

Prin „chatbot public" înțelegem un cont personal sau o aplicație pentru consumatori, folosite fără un contract de prelucrare a datelor încheiat de firmă. Fișa descrie un post, nu o persoană, deci aproape niciodată nu ai nevoie de datele titularului ca să o redactezi.

Temeiul e GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679): art. 5 alin. (1) lit. c) cere ca datele să fie „adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate", iar art. 9 interzice, în afara excepțiilor prevăzute, prelucrarea datelor privind sănătatea. Când fișa conține o adaptare a postului pentru o persoană anume, HR o scrie direct în document, în afara conversației cu AI-ul.

Diferența dintre un cont de firmă, cu acord de prelucrare a datelor, și versiunea pentru consumatori, plus lista datelor care nu intră niciodată în instrumente neaprobate, sunt tratate în cursul Politică de utilizare AI și securitatea datelor în companie.

Model complet: fișa postului de asistent manager (COR 334303)

Modelul e un scenariu pedagogic: o firmă de servicii cu aproximativ 40 de angajați, un singur sediu, un director general care are nevoie de sprijin administrativ. Valorile dintre paranteze drepte se completează de firmă. Nu e un document-tip aprobat de vreo autoritate.

1. Identificarea postului

2. Scopul postului

Asigură sprijinul administrativ și organizatoric pentru directorul general și pentru echipa de conducere, astfel încât agenda, corespondența și documentele conducerii să fie gestionate la termen, corect și confidențial.

3. Relații

• Ierarhice: se subordonează directorului general.
• Funcționale: colaborează cu departamentele financiar, resurse umane și vânzări.
• De reprezentare: primește vizitatorii și comunică, în numele conducerii, cu partenerii externi, în limitele de la punctul 5.

4. Atribuții

1. Gestionează agenda directorului general: programează întâlnirile, rezolvă suprapunerile și confirmă participanții cu cel puțin 24 de ore înainte (zilnic).
2. Înregistrează corespondența primită și trimisă în registrul de intrări-ieșiri și o repartizează destinatarilor în aceeași zi lucrătoare (zilnic).
3. Redactează, pe baza indicațiilor primite, scrisori, adrese și răspunsuri standard, pe care le supune aprobării înainte de transmitere (zilnic).
4. Pregătește ședințele conducerii: transmite ordinea de zi și materialele cu cel puțin două zile lucrătoare înainte, întocmește minuta și o distribuie în cel mult o zi lucrătoare după ședință (săptămânal).
5. Ține evidența termenelor stabilite în ședințe și transmite managerilor situația sarcinilor restante (săptămânal).
6. Organizează deplasările de serviciu ale conducerii (transport, cazare, documente), în limita bugetului aprobat (la nevoie).
7. Arhivează documentele conducerii potrivit procedurii interne de arhivare (lunar).
8. Gestionează stocul de consumabile de birou și transmite referatele de necesitate departamentului financiar (lunar).
9. Primește vizitatorii și îi îndrumă către persoanele căutate (zilnic).
10. Întocmește rapoarte administrative la cererea directorului general, din datele furnizate de departamente (lunar).

5. Responsabilități și limite de autoritate

• Decide singur: programarea întâlnirilor în intervalele disponibile, ordinea de prelucrare a corespondenței, furnizorii de transport și cazare în limita bugetului aprobat.
• Propune, iar directorul general aprobă: textul corespondenței externe, ordinea de zi a ședințelor, orice cheltuială peste [PRAG].
• Răspunde de: respectarea termenelor de la punctul 4, exactitatea registrelor, confidențialitatea informațiilor la care are acces.
• Are acces la: agenda și corespondența conducerii, contracte în negociere, informații despre personal transmise de conducere. Nu le divulgă și nu le introduce în instrumente digitale neaprobate de firmă.

6. Cerințe

Obligatoriu:

• studii medii, absolvite cu examen de bacalaureat (atribuțiile 3, 4, 10);
• cel puțin doi ani de experiență în activități de secretariat sau administrative (1–5);
• redactare corectă în limba română (3, 4);
• utilizarea curentă a unui editor de text, a unui program de calcul tabelar și a unui client de e-mail cu calendar (1, 2, 10);
• limba engleză, nivel B1, scris și vorbit (3, 6 — corespondență și deplasări cu parteneri externi).

Constituie avantaj:

• un program de formare profesională pentru ocupația de asistent manager (1–5);
• experiență cu un sistem de gestiune electronică a documentelor (2, 7).

Competențe, descrise prin comportamente:

• prioritizează cererile concurente și anunță din timp termenul pe care nu îl poate respecta;
• nu discută conținutul corespondenței conducerii cu persoane neautorizate;
• răspunde politicos și ferm unui partener extern care insistă pentru o întâlnire.

7. Condiții de muncă

• normă întreagă: 8 ore pe zi, 40 de ore pe săptămână, de luni până vineri, [intervalul orar];
• activitate la sediu; deplasări ocazionale în [localitățile], cu decontarea cheltuielilor potrivit regulamentului intern;
• muncă de birou, preponderent la calculator.

8. Criterii de evaluare a activității

9. Riscuri specifice postului

[Se preiau din evaluarea riscurilor pentru acest loc de muncă, întocmită de serviciul intern sau extern de prevenire și protecție.]

10. Semnături

Întocmit: [funcția], data · Aprobat: director general, data · Am primit un exemplar și am luat la cunoștință: salariat, data · Versiunea [1.0]

Ce merită observat în model: nicio clauză de tipul „alte sarcini”, nicio cerință de vârstă sau de „prezență plăcută”, fiecare cerință are numărul atribuției care o justifică, iar fiecare grup de atribuții are un criteriu de evaluare.

Greșeli frecvente în fișa postului

1. Atribuții care descriu intenții, nu activități

„Asigură buna desfășurare a activității de secretariat" nu poate fi verificată de nimeni. „Înregistrează corespondența și o repartizează destinatarilor în aceeași zi lucrătoare" poate. Regula simplă: dacă nu poți spune cum arată atribuția îndeplinită, rescrie-o.

2. „Orice alte sarcini trasate de conducere"

Clauza apare în multe modele de pe internet. Codul muncii nu o pomenește, dar cere ca fișa să cuprindă „specificarea atribuțiilor postului", iar o formulă fără limite golește de conținut tocmai această cerință. Dacă ai nevoie de flexibilitate, limitează formula: „alte sarcini de aceeași natură, legate de scopul postului, compatibile cu pregătirea și cu programul de lucru al salariatului". Sarcinile care devin permanente se trec în fișă prin act adițional.

3. Cerințe care discriminează, chiar fără intenție

Art. 5 alin. (2) din Codul muncii interzice discriminarea bazată, între altele, pe „sex", „vârstă", „handicap", „boală cronică necontagioasă" și „situație sau responsabilitate familială". În fișe și în anunțuri apar încă formulări precum „vârsta maximă 35 de ani", „de preferință bărbat", „fără obligații familiale" sau „prezență plăcută". Mai greu de văzut sunt cerințele indirecte: „disponibilitate permanentă în afara programului", scrisă pentru un post care nu are nevoie de ea, poate dezavantaja persoanele cu responsabilități familiale. Dacă o cerință atinge unul dintre aceste criterii, ai nevoie de o justificare juridică solidă, verificată cu juristul.

4. Lista de dorințe în locul cerințelor

Zece cerințe „obligatorii", dintre care jumătate nu decurg din nicio atribuție, îngustează inutil lista de candidați și umflă artificial valoarea postului la o evaluare comparativă. Pasul 4, cu numărul atribuției lângă fiecare cerință, rezolvă problema din construcție.

5. Fișa generică, copiată de pe internet sau din chat

O fișă care ar putea aparține oricărei firme nu descrie postul tău. Munca reală se află doar din discuția cu oamenii (pasul 1).

6. Fișa care nu se mai actualizează

Postul se schimbă în trei ani, fișa rămâne aceeași, iar la prima evaluare documentul descrie alt post. Modificările trec prin act adițional (art. 17 alin. (5)); o revizuire anuală, legată de evaluare, ține fișa la zi.

Fișa postului, evaluarea performanței și transparența salarială

Evaluarea performanței pornește din fișă

Art. 17 alin. (3) lit. e) cere informarea despre criteriile de evaluare, iar art. 40 alin. (1) lit. f) îi dă angajatorului dreptul „să stabilească obiectivele de performanță individuală, precum și criteriile de evaluare a realizării acestora". Fișa e locul în care atribuțiile și criteriile se întâlnesc: dacă atribuția e măsurabilă, criteriul aproape se scrie singur. Cum se desfășoară apoi evaluarea, cu AI și fără să încalci GDPR sau AI Act, e tratat în ghidul despre evaluarea performanței angajaților cu AI.

Transparența salarială: fișa e materia primă

Directiva (UE) 2023/970 cere, la art. 4 alin. (4), ca structurile de remunerare să permită compararea valorii muncii „pe baza unor criterii obiective, neutre din punctul de vedere al sexului, convenite împreună cu reprezentanții lucrătorilor, atunci când aceștia există". Criteriile „includ competențele, efortul, responsabilitatea și condițiile de muncă", iar textul precizează că „competențele non-tehnice relevante nu trebuie să fie subevaluate".

Criteriile se aplică pe descrieri ale muncii, nu pe denumiri de posturi. O fișă structurată ca modelul de mai sus le acoperă deja: cerințele dau competențele, limitele de autoritate dau responsabilitatea, condițiile de muncă dau efortul și condițiile. Competențele interpersonale descrise prin comportamente sunt tocmai cele „non-tehnice" pe care directiva cere să nu le subevaluezi. Art. 5 alin. (3) mai cere ca anunțurile și denumirile posturilor să fie neutre din punctul de vedere al sexului.

Stadiul transpunerii, la 14 octombrie 2026: termenul din art. 34, 7 iunie 2026, a trecut fără o lege română în vigoare. În Senat, prima cameră sesizată, se află propunerea legislativă L445/2026 privind transparența salarială (lege organică): comisiile pentru muncă și juridică au depus pe 12 octombrie rapoarte favorabile cu amendamente, pe 14 octombrie a fost înscrisă pe ordinea de zi a plenului, iar termenul de adoptare tacită se împlinește pe 17 octombrie. Urmează Camera Deputaților, deci forma finală și calendarul se pot schimba; obligațiile concrete pentru angajatori vor veni din legea română. Ce prevede propunerea și ce pregătești de acum e tratat în ghidul de transparență salarială pentru angajatori.

AI Act: unde e linia

Regulamentul (UE) 2024/1689 (AI Act) încadrează ca risc ridicat, la anexa III punctul 4, două categorii de sisteme din domeniul ocupării forței de muncă:

• lit. a) — „sisteme de IA destinate a fi utilizate pentru recrutarea sau selectarea persoanelor fizice, în special pentru a plasa anunțuri de angajare direcționate în mod specific, pentru a analiza și a filtra candidaturile pentru locuri de muncă și pentru a evalua candidații";
• lit. b) — sisteme destinate „a lua decizii care afectează termenii relațiilor legate de muncă, promovarea și încetarea relațiilor contractuale legate de muncă, pentru a aloca sarcini pe baza comportamentului individual sau a trăsăturilor ori caracteristicilor personale sau pentru a monitoriza și evalua performanța și comportamentul persoanelor aflate în astfel de relații".

Redactarea unei fișe a postului cu un asistent de uz general, pe care o verifică și o semnează un om, nu corespunde niciuneia dintre aceste descrieri: documentul descrie un post, nu selectează, nu evaluează și nu monitorizează persoane. Fișa alocă sarcini unui post, nu unei persoane pe baza comportamentului ei.

Linia se trece în momentul următor. Dacă încarci fișa într-un instrument care filtrează CV-uri, ordonează candidați sau evaluează angajați în raport cu ea, acel instrument intră în anexa III punctul 4. Pentru astfel de sisteme, obligațiile din capitolul III secțiunile 1–3 se aplică de la 2 decembrie 2027, potrivit Regulamentului (UE) 2026/1744, în vigoare din 27 iulie 2026. Amânarea nu atinge regulile de protecție a datelor și pe cele privind nediscriminarea, care se aplică deja. Ce înseamnă aceste reguli pentru instrumentele de HR, de la screening la evaluare, se discută în modulul de etică și conformitate din AI în Resurse Umane și Recrutare.

Întrebări frecvente

Este obligatorie fișa postului? Codul muncii cere ca salariatul să fie informat, înainte de semnare, despre ocupația conform COR și despre fișa postului, cu specificarea atribuțiilor (art. 17 alin. (3) lit. d)). Alineatul (4) cere ca elementele să se regăsească și în contract, de aceea fișa se anexează, de regulă, la acesta.

Poate angajatorul să modifice fișa postului fără acordul salariatului? Art. 17 alin. (5) cere un act adițional încheiat înainte ca modificarea să producă efecte, cu excepția situațiilor prevăzute expres de lege sau de contractul colectiv aplicabil. Art. 41 adaugă că, ca regulă, contractul se modifică numai prin acordul părților. Pentru situații concrete, verifică cu juristul.

De unde iau codul COR corect pentru fișa postului? Din lista publicată de Ministerul Muncii pe grupe majore: cauți ocupația în PDF-ul grupei și copiezi codul de șase cifre. Nu prelua codul dintr-un răspuns AI fără să-l compari cu lista.

Pot folosi ChatGPT sau Copilot ca să scriu fișa postului? Da, pentru ciornă, pe contul de firmă și fără datele personale ale angajatului; fișa finală o verifică managerul și HR-ul. Redactarea nu intră pe lista sistemelor cu risc ridicat din AI Act; un instrument care selectează candidați sau evaluează angajați pe baza fișei intră.

Este legală mențiunea „alte sarcini trasate de șeful ierarhic"? Codul muncii nu o pomenește, dar cere specificarea atribuțiilor, iar o formulă fără limite golește de conținut această cerință. Limitează formula la sarcini de aceeași natură, legate de scopul postului și compatibile cu pregătirea și programul salariatului.

Concluzie

Baza legală a fișei postului e scurtă: ocupația conform COR, atribuțiile specificate, criteriile de evaluare și riscurile postului, cunoscute de salariat înainte de semnare și actualizate prin act adițional. Un asistent AI face bine structura și formularea: pregătește analiza postului, transformă notițele în atribuții măsurabile, leagă cerințele de atribuții și semnalează formulările vagi. Ce contează juridic rămâne la oameni: datele reale, codul COR din lista oficială, riscurile din evaluarea de risc, verificarea și semnătura. Scrisă așa, fișa servește și evaluării anuale, și evaluării posturilor cerute de viitoarea lege a transparenței salariale.

Surse și resurse oficiale

• Codul muncii (Legea nr. 53/2003, republicată), forma consolidată la 27.04.2026 — Portalul Legislativ
• Clasificarea ocupațiilor din România, grupa majoră 3 — Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale (celelalte grupe majore au pagini similare pe același site)
• Directiva (UE) 2023/970 privind transparența salarială — EUR-Lex
• Propunerea legislativă L445/2026 privind transparența salarială — Senatul României
• Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială (AI Act) — EUR-Lex
• Regulamentul (UE) 2026/1744 de modificare a AI Act — EUR-Lex

Tot pe Portalul Legislativ se găsesc HG nr. 1.352/2010 și Ordinul nr. 1.832/856/2011 (COR), iar pe EUR-Lex, Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Articol redactat la 14 octombrie 2026. Textele de lege au fost citite în aceeași zi pe Portalul Legislativ, pe site-ul Senatului, pe site-ul Ministerului Muncii și în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, în versiunea în limba română. Modelul de fișă este un scenariu pedagogic. Ghidul nu înlocuiește consultanța juridică. Cursuri-AI.ro este furnizor de cursuri plătite, deci parte interesată.