Planul de formare AI pe 2027: buget, obligații și documente

Septembrie este luna în care se decid bugetele de anul viitor, iar linia de formare e aproape întotdeauna ultima discutată și prima tăiată. Motivul e simplu: cine o propune vine cu o dorință, nu cu un calcul. Un plan de formare AI pentru 2027 care trece de directorul financiar arată altfel — pleacă de la o obligație pe care firma o are oricum în Codul muncii, se transformă într-o cifră construită de jos în sus și se închide cu trei documente care fac cheltuiala neimpozabilă și deductibilă.

Articolul de față e despre cele trei etape, în ordinea în care contează. Nu conține procente de referință „din piață" și nu promite un randament — conține textul legal exact, metoda de calcul și lista documentelor. Restul îl completezi cu cifrele firmei tale.

Obligația pe care puțini o citesc până la capăt

Formarea profesională nu e un beneficiu opțional pe care angajatorul îl acordă când are un an bun. Codul muncii o tratează ca obligație, în Titlul VI, iar textul e mai concret decât se așteaptă majoritatea managerilor.

Articolul 194 alin. (1) spune: „Angajatorii au obligația de a asigura participarea la programe de formare profesională pentru toți salariații, după cum urmează: a) cel puțin o dată la 2 ani, dacă au cel puțin 21 de salariați; b) cel puțin o dată la 3 ani, dacă au sub 21 de salariați." Alineatul (2) adaugă că „cheltuielile cu participarea la programele de formare profesională, asigurată în condițiile alin. (1), se suportă de către angajatori".

Observă formularea: pentru toți salariații. Nu pentru cei promițători, nu pentru echipa de vânzări, nu pentru cine cere. Un program care acoperă zece oameni dintr-o sută nu îndeplinește textul articolului.

Articolul 195 alin. (1) e cel care contează pentru discuția de buget: „Angajatorul persoană juridică care are mai mult de 20 de salariați elaborează anual și aplică planuri de formare profesională, cu consultarea sindicatului sau, după caz, a reprezentanților salariaților." Alineatul (2): planul „devine anexă la contractul colectiv de muncă încheiat la nivel de unitate". Alineatul (3): „Salariații au dreptul să fie informați cu privire la conținutul planului de formare profesională."

Trei lucruri de reținut de aici, pentru că se pierd la prima citire:

1. Planul e anual. Nu multianual, nu „strategia noastră de învățare". Un document pe an calendaristic.
2. Se elaborează cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților. Consultarea e o etapă de proces, nu o formalitate adăugată la final.
3. Odată devenit anexă la contractul colectiv, planul nu mai e o intenție internă. E o obligație contractuală, opozabilă.

Pragul apare în două formulări diferite — art. 194 spune „cel puțin 21 de salariați", art. 195 spune „mai mult de 20 de salariați" — dar numărul e același. Sub el, obligația de formare rămâne (o dată la 3 ani), doar cerința planului scris anual nu se mai aplică.

Planul trebuie să precizeze și forma de realizare, iar art. 193 le enumeră limitativ: cursuri organizate de angajator sau de furnizori de servicii de formare, stagii de adaptare profesională, stagii de practică și specializare, ucenicie la locul de muncă, formare individualizată și alte forme convenite între părți. Pentru competențele AI, alegerea dintre un atelier intern ținut de cineva din echipă și un program structurat pe departamente este prima decizie reală de buget — și cea care determină dacă rezultatul se poate măsura. Compromisul dintre cele două, împreună cu harta de curriculum pe roluri, e tratat pe larg în cursul de AI în educație și training corporate.

Ce se întâmplă dacă nu faci nimic

Aici merită să fim exacți, pentru că pe internet circulă cifre de amendă care nu se susțin. Articolul 260 din Codul muncii, cel care enumeră contravențiile și cuantumurile lor, nu include încălcarea art. 194 sau a art. 195 printre faptele sancționate contravențional. Nu există, deci, o amendă directă a inspectoratului teritorial de muncă pentru „nu am făcut planul de formare".

Consecințele reale sunt de altă natură și sunt, în practică, mai relevante:

• Contractuală. Dacă planul a devenit anexă la contractul colectiv, neaplicarea lui e o problemă de executare a contractului colectiv, nu o chestiune internă.
• Probatorie. În litigiile de muncă — concedieri pentru necorespundere profesională, în special — întrebarea „ce a făcut angajatorul pentru adaptarea salariatului la cerințele postului" se pune constant. Art. 192 alin. (1) lit. a) enumeră chiar această adaptare printre obiectivele formării.
• Fiscală. Aceasta e cea mai costisitoare și e tratată în secțiunea următoare.

Cu alte cuvinte: argumentul „ne obligă legea, altfel luăm amendă" e fals și nu îl folosi. Argumentul „avem o obligație legală neacoperită, iar acoperirea ei ne aduce și un tratament fiscal favorabil" e adevărat și e mult mai eficient în fața unui director financiar.

De ce planul contează fiscal, nu doar juridic

Aici se joacă partea de bani, iar mecanismul e mai subtil decât „cursurile sunt deductibile".

La nivelul angajatului, Codul fiscal prevede la art. 76 alin. (4) lit. p) că nu sunt impozabile „cheltuielile efectuate de angajatori/plătitori pentru pregătirea profesională și perfecționarea angajaților, administratorilor stabiliți potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat și directorilor care își desfășoară activitatea în baza contractului de mandat potrivit legii, astfel cum este prevăzut în raporturile juridice respective, pregătire legată de activitatea desfășurată de persoanele respective pentru angajator/plătitor".

Simetric, art. 142 lit. n) exclude aceleași cheltuieli din baza lunară de calcul al contribuțiilor de asigurări sociale, cu formulare identică.

La nivelul firmei, art. 25 alin. (1) stabilește regula generală: „sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice".

Citește încă o dată partea îngroșată. Scutirea de impozit și de contribuții nu e acordată cursurilor în general — e acordată cursurilor legate de activitatea desfășurată de persoana respectivă pentru angajator. Legătura aceea e o chestiune de fapt, iar la un control ea se demonstrează cu documente, nu cu explicații verbale.

De aici rezultă direct de ce planul de formare are valoare dincolo de art. 195: el este documentul care leagă, în scris și în avans, fiecare program de formare de rolurile concrete cărora li se adresează. Un curs de AI pentru echipa de suport clienți, prins într-un plan care descrie ce sarcini din fișa postului sunt vizate, e altceva decât aceeași factură apărută izolat în contabilitate în decembrie.

Riscul concret pe care îl acoperi: recalificarea sumei ca avantaj de natură salarială, cu impozit și contribuții aferente, plus accesorii. Nu e o consecință automată și nu depinde de existența unui singur document — dar dosarul cu plan, referat de necesitate și decizie de aprobare este exact materialul care susține legătura cerută de lege.

Trei situații fiscale diferite, un singur curs

Aceasta e partea pe care majoritatea ghidurilor o sar, deși schimbă complet calculul.

SRL plătitor de impozit pe profit. Cheltuiala reduce baza impozabilă, în condițiile art. 25 alin. (1). Aici raționamentul „investim și economisim la impozit" funcționează așa cum te aștepți.

Microîntreprindere. Nu funcționează. Art. 53 alin. (1) definește baza impozabilă a impozitului pe veniturile microîntreprinderilor drept „veniturile din orice sursă", din care se scad exclusiv elementele enumerate limitativ la literele a)–i) — venituri aferente costurilor stocurilor, venituri din subvenții, diferențe de curs valutar și celelalte. Cheltuielile de formare nu apar în listă, pentru simplul motiv că impozitul se aplică pe venituri, nu pe profit. Pentru o microîntreprindere, cursul este o cheltuială reală care nu reduce cu nimic impozitul datorat. Scutirea de la art. 76 alin. (4) lit. p) și art. 142 lit. n) rămâne însă valabilă — deci avantajul fiscal există, dar el este la nivelul angajatului, nu al firmei.

PFA în sistem real. Se aplică regula generală de la art. 68 alin. (1): venitul net e diferența dintre venitul brut și cheltuielile deductibile efectuate în scopul realizării de venituri. Condițiile generale de la alin. (4) cer ca acestea să fie „efectuate în cadrul activităților independente, justificate prin documente" [lit. a)] și „efectuate în scopul desfășurării activității și reglementate prin acte normative în vigoare" [lit. j)]. Un curs legat de activitatea autorizată intră aici. Pentru PFA impozitat pe normă de venit, discuția nu are obiect — norma nu se ajustează cu cheltuieli.

Concluzia practică: aceeași sumă are trei efecte diferite, iar bugetul trebuie construit pe efectul real, nu pe cel presupus. Dacă lucrezi într-o microîntreprindere, argumentul de vânzare internă nu e economia de impozit, ci capacitatea pe care o câștigi.

Cât aloci, de fapt

Nu îți voi da un procent din masa salarială. Cifrele de tipul „firmele alocă X% pentru formare" circulă fără sursă verificabilă și, chiar reale fiind, descriu alte piețe și alte structuri de cost. Un buget construit pe un procent copiat cade la prima întrebare serioasă a directorului financiar: „de ce atât?".

Construiește-l în schimb de jos în sus, în patru pași.

Pasul 1 — inventarul rolurilor, nu al oamenilor. Grupează personalul pe roluri cu sarcini similare: suport clienți, vânzări, financiar-contabil, operațiuni, marketing, IT, management. Într-o firmă de o sută de oameni ies, de obicei, șase până la nouă grupe. Bugetul se construiește pe grupe, pentru că nevoia de formare e a rolului, nu a persoanei.

Pasul 2 — nivelul de plecare, măsurat. Autoevaluarea singură induce în eroare sistematic, în ambele sensuri. Înainte să aloci bani pe grupe, măsoară unde se află fiecare: o probă practică scurtă, pe sarcini reale din activitatea lor, spune mai mult decât un chestionar de percepție. Subiectul e tratat separat în ghidul de evaluare a competențelor AI ale echipei, iar rezultatul lui e exact intrarea de care ai nevoie aici.

Pasul 3 — obiectiv de sarcină, nu de conținut. Pentru fiecare grupă, scrie ce sarcină concretă trebuie să se schimbe. „Echipa de suport redactează răspunsurile de nivel 1 cu asistență AI, cu revizuire umană înainte de trimitere" e un obiectiv. „Echipa de suport învață AI" nu e. Obiectivul de sarcină e și formularea care leagă cheltuiala de activitatea desfășurată pentru angajator — adică exact condiția din art. 76 alin. (4) lit. p).

Pasul 4 — costul total, nu prețul de listă. Adună trei componente: costul programului de formare propriu-zis; timpul de lucru al participanților, evaluat la costul orar intern; costul de coordonare internă. A doua componentă e, în majoritatea firmelor, mai mare decât prima și e cea care lipsește din bugetele respinse. Un buget care o include e mai mare pe hârtie, dar trece, pentru că arată că cel care l-a făcut înțelege ce cere.

Pentru partea de conținut, dacă alegi un furnizor extern, structura pe roluri de mai sus se mapează direct pe programe distincte pentru echipe non-tehnice și tehnice — aceeași logică pe care o urmează cursul de training corporate menționat mai sus.

Ce nu pui în buget

• Licențe, ca substitut de formare. Sunt linii distincte. O licență cumpărată fără formare produce, de regulă, o rată de utilizare care nu justifică costul.
• Un program unic „pentru toată lumea". Contrazice logica pe roluri și, în practică, plictisește jumătate din sală și pierde cealaltă jumătate.
• Rezultate promise în cifre. Un buget care promite „30% creștere de productivitate" e un buget care va fi evaluat pe acea cifră. Promite adopție măsurabilă și sarcini schimbate; atât poți controla.

Documentele care fac diferența

Patru documente, în ordinea în care se produc. Niciunul nu e complicat; lipsa lor e însă exact ce transformă o cheltuială legitimă într-o discuție la control.

1. Planul anual de formare profesională. Cerut expres de art. 195 alin. (1) pentru firmele cu peste 20 de salariați. Conține, la minimum: grupele de personal vizate, obiectivele de formare pe grupă, formele de realizare (art. 193 le enumeră: cursuri organizate de angajator sau de furnizori, stagii de adaptare, stagii de practică și specializare, ucenicie, formare individualizată, alte forme convenite), perioada estimată și bugetul alocat. Se elaborează cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților și devine anexă la contractul colectiv de muncă la nivel de unitate. Salariații au dreptul să fie informați cu privire la conținutul lui.

2. Referatul de necesitate. Documentul intern care explică, pentru fiecare program, de ce e necesar și cui se adresează. Aici se scrie legătura cu activitatea desfășurată pentru angajator — în termeni de sarcini, nu de aspirații.

3. Decizia de aprobare. Actul prin care conducerea aprobă programul, participanții și bugetul. Datează decizia înaintea cheltuielii, nu după.

4. Actul adițional la contractul individual de muncă, unde e cazul. Art. 196 alin. (2) prevede că „modalitatea concretă de formare profesională, drepturile și obligațiile părților, durata formării profesionale, precum și orice alte aspecte legate de formarea profesională, inclusiv obligațiile contractuale ale salariatului în raport cu angajatorul care a suportat cheltuielile ocazionate de formarea profesională, se stabilesc prin acordul părților și fac obiectul unor acte adiționale la contractele individuale de muncă".

Despre clauza de menținere în firmă

Întrebarea apare la fiecare discuție de buget: „și dacă îi formăm și pleacă?".

Codul muncii răspunde, dar cu o condiție pe care mulți o ratează. Art. 198 alin. (1): salariații care au beneficiat de un curs sau stagiu de formare profesională „în condițiile art. 197 alin. (1)" nu pot avea inițiativa încetării contractului individual de muncă pentru o perioadă stabilită prin act adițional. Alin. (3): nerespectarea obligației determină suportarea de către salariat a tuturor cheltuielilor, „proporțional cu perioada nelucrată din perioada stabilită conform actului adițional".

Condiția e trimiterea la art. 197 alin. (1): situația în care participarea e inițiată de angajator, caz în care toate cheltuielile sunt suportate de acesta, salariatul își păstrează toate drepturile salariale pe durata formării (alin. 2) și beneficiază de vechime și stagiu de cotizare (alin. 3). Fără act adițional care să stabilească durata, nu există obligație de menținere — legea nu o prezumă.

Când inițiativa e a salariatului, cu scoatere din activitate, se aplică art. 199: angajatorul analizează cererea împreună cu sindicatul sau reprezentanții salariaților și decide în 15 zile, inclusiv dacă suportă total sau parțial costul.

O observație de bun-simț managerial peste text: o clauză de menținere agresivă, pe programe scurte, se citește în piață ca semnal de neîncredere și produce exact fluctuația de care te temi. Instrumentul are sens pentru programe lungi și costisitoare, nu pentru orice curs din plan.

Calendar realist până la 31 decembrie

Septembrie. Inventarul rolurilor și măsurarea nivelului de plecare. Fără el, tot ce urmează e ghicit.

Octombrie. Redactarea planului pe grupe, cu obiective de sarcină. Începe consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților — e o etapă cu durată proprie, nu o semnătură cerută în ultima zi.

Noiembrie. Apărarea bugetului. Aici intră costul total, nu prețul de listă, și diferențierea fiscală pe tipul firmei.

Decembrie. Finalizarea planului ca anexă la contractul colectiv, informarea salariaților conform art. 195 alin. (3), deciziile de aprobare pentru primul trimestru. Dacă firma e plătitoare de impozit pe profit și decizia e deja luată, plasarea cheltuielii în exercițiul curent față de următorul e o discuție de purtat cu contabilul, pe cifrele reale ale anului — nu o regulă generală.

Partea de conducere a schimbării — cum comunici programul fără să pară control, cum tratezi rezistența și cum eviți ca formarea să fie percepută ca preludiu la restructurare — e tratată pe larg în cursul pentru manageri în era AI. E jumătatea de care depinde dacă planul se aplică sau rămâne anexă.

Greșeli care se repetă

Bugetul construit pe procent. Cade la prima întrebare „de ce atât".

Planul scris după ce s-a cheltuit. Inversează exact ordinea care îi dă valoare probatorie și fiscală.

Consultarea tratată ca formalitate. Art. 195 alin. (1) o cere expres. O consultare făcută în ultima zi, prin email, e greu de susținut ca atare.

Confuzia dintre obligație și amendă. Am tratat-o mai sus: obligația e reală, amenda contravențională directă nu există în art. 260. Un manager care descoperă că i s-a prezentat un risc inexistent nu mai crede nici partea adevărată.

Ignorarea diferenței micro / profit. Un buget care promite economie de impozit într-o microîntreprindere e greșit din construcție.

Angajatul cere, firma refuză, subiectul moare. Dacă ești de cealaltă parte a mesei — salariat, nu decident — abordarea și argumentele sunt altele; le-am tratat separat în ghidul de decontare a cursului de la angajator.

Întrebări frecvente

Î: Firma mea are 15 angajați. Trebuie să fac plan de formare? R: Nu. Obligația planului anual scris, de la art. 195 alin. (1) din Codul muncii, revine angajatorului persoană juridică „care are mai mult de 20 de salariați". Obligația de fond rămâne însă: art. 194 alin. (1) lit. b) cere asigurarea participării la programe de formare pentru toți salariații cel puțin o dată la 3 ani, cu cheltuielile suportate de angajator. Un plan scris rămâne util din motive fiscale, chiar dacă nu e obligatoriu.

Î: Cursurile de AI plătite de firmă sunt impozitate ca avantaj la angajat? R: Nu, dacă e îndeplinită condiția din lege. Art. 76 alin. (4) lit. p) din Codul fiscal exclude din veniturile impozabile cheltuielile angajatorului pentru pregătirea profesională și perfecționarea angajaților, administratorilor și directorilor, cu precizarea că e vorba de „pregătire legată de activitatea desfășurată de persoanele respective pentru angajator/plătitor". Art. 142 lit. n) prevede aceeași excludere pentru contribuțiile de asigurări sociale. Legătura cu activitatea e cea care trebuie să reiasă din documente.

Î: Suntem microîntreprindere. Cheltuiala cu formarea ne reduce impozitul? R: Nu. Art. 53 alin. (1) din Codul fiscal stabilește baza impozabilă a impozitului pe veniturile microîntreprinderilor ca fiind veniturile din orice sursă, din care se scad doar elementele enumerate limitativ la lit. a)–i), între care cheltuielile de formare nu figurează. Impozitul se aplică pe venituri, nu pe profit. Tratamentul favorabil de la nivelul angajatului — fără impozit pe venit și fără contribuții — rămâne însă aplicabil.

Î: Putem obliga angajatul să rămână în firmă după un curs plătit de noi? R: Doar prin act adițional la contractul individual de muncă și doar când participarea a fost inițiată de angajator, în condițiile art. 197 alin. (1). Art. 198 alin. (1) și (2) leagă expres obligația de menținere de durata stabilită prin acel act adițional, iar alin. (3) prevede restituirea proporțională cu perioada nelucrată. Fără act adițional, obligația nu se prezumă.

Î: Ce se întâmplă dacă nu elaborăm deloc planul? R: Art. 260 din Codul muncii, care enumeră contravențiile și amenzile, nu include încălcarea art. 194 sau 195 printre faptele sancționate. Nu există, deci, o amendă contravențională directă. Consecințele sunt de natură contractuală (planul devine anexă la contractul colectiv), probatorie (în litigii de muncă) și fiscală (lipsa documentelor slăbește dovada legăturii dintre cheltuială și activitate).

Concluzie

Un buget de formare AI pentru 2027 nu se apără cu entuziasm și nici cu procente împrumutate. Se apără cu trei lucruri: o obligație legală reală, prezentată corect — inclusiv cu precizarea că nu vine cu amendă directă; o cifră construită pe roluri, nivel măsurat și cost total, inclusiv timpul de lucru; și un dosar de documente care leagă fiecare program de sarcinile concrete ale unui rol, adică exact ce cere Codul fiscal pentru tratamentul favorabil.

Ordinea contează. Planul înaintea facturii, măsurarea înaintea planului, rolurile înaintea oamenilor. Restul e execuție.

Surse oficiale: Codul muncii — Legea nr. 53/2003, republicată (Titlul VI, art. 192–200; art. 260) · Codul fiscal — Legea nr. 227/2015 (art. 25, art. 53, art. 68, art. 76, art. 142) · Ministerul Muncii — textul republicat al Codului muncii

Articol informativ, publicat la 16 august 2026. Are caracter educativ și nu constituie consultanță fiscală sau juridică. Încadrarea concretă a unei cheltuieli și structura documentelor se stabilesc cu contabilul și consilierul juridic ai firmei, pe situația ei reală. Textele legale se modifică — verifică forma în vigoare la data la care aplici.