Act adițional de formare profesională: model și restituire 2026

Un act adițional de formare profesională bine scris încape pe o pagină și răspunde la patru întrebări: ce curs, cât a costat, cât timp rămâne salariatul în firmă după el și ce restituie dacă pleacă mai devreme. Greșelile tipice sunt trei: lipsește suma, durata e copiată dintr-un model vechi sau apare o penalitate pe care legea nu o cunoaște. Ghidul acesta pleacă de la textul la zi al Codului muncii și ajunge la un model orientativ, la un exemplu de calcul și la ce nu poate cere angajatorul.

Firul roșu: o firmă plătește un curs de inteligență artificială pentru echipă și vrea o garanție că oamenii nu pleacă a doua zi. Textul e pentru ambele părți: cine redactează actul și cine îl semnează.

Ce este actul adițional de formare profesională și unde apare clauza în Codul muncii

Codul muncii numește expres „clauza cu privire la formarea profesională”: art. 20 alin. (2) lit. a) o trece prima printre clauzele specifice pe care părțile le pot negocia. Regimul ei stă însă în Titlul VI, „Formarea profesională” (art. 192-200). Citatele de mai jos vin din forma consolidată la 27 aprilie 2026, de pe Portalul Legislativ.

Temeiul actului este art. 196 alin. (2):

„Modalitatea concretă de formare profesională, drepturile și obligațiile părților, durata formării profesionale, precum și orice alte aspecte legate de formarea profesională, inclusiv obligațiile contractuale ale salariatului în raport cu angajatorul care a suportat cheltuielile ocazionate de formarea profesională, se stabilesc prin acordul părților și fac obiectul unor acte adiționale la contractele individuale de muncă.”

Trei lucruri decurg direct din frază:

• E un acord, nu o decizie. Potrivit art. 41 alin. (1), contractul „poate fi modificat numai prin acordul părților”. Angajatorul propune actul; nu îl poate impune.
• Forma e actul adițional la contract. Nu regulamentul intern, nu o notă, nu un email.
• Conținutul minim e dat de lege: cum se face formarea, cât durează și ce datorează fiecare parte.

Contractul însuși are doar o trimitere generală: modelul-cadru aprobat prin Ordinul nr. 2.171/2022 conține o rubrică „Formarea profesională”, pentru regula casei. Perioada și suma de restituit se scriu separat, pentru fiecare curs, într-un act adițional la CIM.

Curs plătit de angajator: cine are inițiativa și cine suportă cheltuielile

Potrivit art. 196 alin. (1), participarea „poate avea loc la inițiativa angajatorului sau la inițiativa salariatului”. De răspunsul la „cine a cerut cursul?” depinde ce articole se aplică.

Când cursul e inițiat de angajator, art. 197 dă salariatului trei garanții: angajatorul suportă toate cheltuielile, salariatul păstrează pe durata formării „toate drepturile salariale deținute”, iar perioada e vechime și stagiu de cotizare.

Înainte de document vine o decizie pe care niciun act adițional nu o repară: ce formare merită plătită și cum vezi dacă a schimbat ceva în munca oamenilor. O clauză pusă pe un curs ales prost recuperează bani, nu timpul echipei. Obiectivele de învățare pe rol și măsurarea efectului sunt subiectul cursului AI în educație și training corporate. Nu e un curs de dreptul muncii; e despre ce se întâmplă înainte și după semnătură.

Punctul de plecare e evaluarea competențelor AI ale echipei. Pentru o echipă întreagă, vezi programul de formare AI pe departamente și pagina pentru companii.

Clauza de formare profesională și despăgubirile: ce se întâmplă dacă angajatul pleacă înainte de termen

Regimul stă în art. 198. Alin. (1) spune că salariații care au beneficiat de un curs „în condițiile art. 197 alin. (1)” nu pot avea inițiativa încetării contractului „pentru o perioadă stabilită prin act adițional”. Consecința e la alin. (3):

„Nerespectarea de către salariat a dispoziției prevăzute la alin. (1) determină obligarea acestuia la suportarea tuturor cheltuielilor ocazionate de pregătirea sa profesională, proporțional cu perioada nelucrată din perioada stabilită conform actului adițional la contractul individual de muncă.”

Restituirea e legată de două familii de situații:

1. Salariatul are inițiativa încetării în perioada convenită. Cazul tipic e demisia (art. 81).
2. Contractul încetează dintr-o cauză care ține de conduita lui. Alin. (4) le enumeră: concediere „pentru motive disciplinare”, arestare preventivă „pentru o perioadă mai mare de 60 de zile”, condamnare definitivă „pentru o infracțiune în legătură cu munca lor” și interdicția de exercitare a profesiei, pronunțată de instanța penală.

Suma e aceeași în ambele cazuri: cheltuielile, proporțional cu perioada nelucrată. Nu o sumă fixă și nimic în plus.

Contează și ce lipsește. Art. 198 nu pomenește desființarea postului (art. 65), concedierea pentru inaptitudine medicală ori necorespundere profesională [art. 61 lit. c) și d)], încetarea prin acordul părților [art. 55 lit. b)] și nici demisia fără preaviz, permisă de art. 81 alin. (8) când angajatorul nu își îndeplinește obligațiile. Unde legea tace, actul trebuie să vorbească.

Când clauza de restituire nu operează sau e fragilă

Nu există act adițional. Fără act nu există perioadă, deci nu ai la ce raporta „perioada nelucrată”.

Clauza e doar în regulamentul intern. Regulamentul „se întocmește de către angajator” (art. 241) și poate cuprinde „informații cu privire la politica generală de formare a salariaților” [art. 242 lit. k)]. Rămâne un act al angajatorului, nu acordul cerut de art. 196 alin. (2).

Cursul a fost la inițiativa salariatului. Art. 198 alin. (1) trimite expres la formarea inițiată de angajator. Când salariatul cere cursul și firma îl plătește, părțile pot conveni obligații prin act adițional [art. 196 alin. (2)], dar interdicția legală și formula proporțională nu sunt scrise pentru această ipoteză. Terenul e mai puțin ferm, deci actul trebuie să spună cine a avut inițiativa. Dacă tu ceri cursul, pașii sunt în ghidul despre decontarea cursului de către angajator.

Formarea e una pe care angajatorul o datorează oricum. Art. 194 alin. (2) spune că cheltuielile cu formarea periodică obligatorie „se suportă de către angajatori”. Pentru instruirea de securitate și sănătate în muncă, art. 21 alin. (1) din Legea nr. 319/2006 prevede că aceasta „nu poate fi realizată pe cheltuiala lucrătorilor”. Iar art. 13 din Directiva (UE) 2019/1152 le cere statelor membre ca formarea pe care legea îl obligă pe angajator să o ofere, pentru munca pentru care omul e angajat, să nu îl coste nimic pe lucrător; considerentul 37 adaugă: „Costurile acestei formări nu ar trebui să fie nici imputate lucrătorului, nici reținute sau deduse din remunerația sa.”

Codul muncii nu interzice expres clauza pentru formarea de la art. 194 și nu am găsit o dezlegare a Înaltei Curți pe acest punct. Rămâne o regulă de prudență, nu una scrisă: păstrează clauza pentru programele pe care firma le alege, nu pentru cele pe care le datorează.

Suma nu poate fi dovedită. În conflictele de muncă, sarcina probei revine angajatorului (art. 272).

Ce cheltuieli intră, cât poate dura obligația și de ce penalitățile peste cost sunt riscante

Cheltuielile

Legea vorbește despre suportarea „tuturor cheltuielilor ocazionate de pregătirea sa profesională”, fără listă. Singurul reper obligatoriu pe care l-am găsit privește salariul. Prin Decizia nr. 5/2015, dată în recurs în interesul legii, Înalta Curte a stabilit, pentru medicii rezidenți, că salariile primite pentru munca din perioada rezidențiatului nu pot fi restituite „cu titlu de cheltuieli ocazionate de pregătirea profesională”, chiar dacă actul adițional ar prevedea asta. Decizia privește rezidențiatul, nu orice curs, dar direcția e greu de ignorat: art. 197 alin. (2) face din salariul pe durata formării un drept al salariatului.

Practică prudentă: treci în act doar costurile directe și documentate (taxa de curs, taxa de examinare, materialele, eventual transportul și cazarea), fără salariu.

Durata

Codul muncii nu fixează nici durată minimă, nici maximă. N-a fost mereu așa: în forma din 2003, textul echivalent viza un curs sau un stagiu „mai mare de 60 de zile” și o perioadă „de cel puțin 3 ani”. Pragurile au dispărut din forma în vigoare, dar supraviețuiesc în modele copiate de pe internet.

Lipsa unui plafon nu înseamnă libertate totală: art. 3 garantează libertatea alegerii locului de muncă. Ca reper de bun-simț, nu ca regulă, durata urmează costul și amploarea programului.

Penalitățile

Art. 198 alin. (3) dă el însuși formula; o sumă forfetară sau un multiplu al costului nu mai e o cheltuială ocazionată de pregătire. Prin Decizia nr. 19/2019, Înalta Curte a stabilit că „stipularea clauzei penale în contractul individual de muncă sau într-un act adițional al acestuia, prin care este evaluată paguba produsă angajatorului de salariat din vina și în legătură cu munca sa, este interzisă și este sancționată cu nulitatea clauzei astfel negociate”. Decizia privește răspunderea patrimonială, nu direct actul de formare, dar motivarea descrie mecanismul oricărei penalități: „un mijloc de presiune asupra salariatului”. Împreună cu art. 38 (salariații nu pot renunța la drepturile recunoscute prin lege), face din penalitate partea cea mai ușor de atacat dintr-un act.

Recuperarea

Art. 169 alin. (1) interzice orice reținere din salariu „în afara cazurilor și condițiilor prevăzute de lege”, iar alin. (2) admite reținerile cu titlu de daune doar pe baza unei hotărâri judecătorești definitive. Prudent e să nu oprești suma din ultimul salariu: o ceri în scris, convii o eșalonare, iar la nevoie mergi în instanță.

Act adițional formare profesională: model orientativ, comentat clauză cu clauză

Punct de plecare pentru un curs inițiat de angajator: se adaptează la firmă, apoi se verifică de un consilier juridic. Parantezele drepte sunt câmpuri de completat.

Act adițional nr. [..] din [data] la contractul individual de muncă nr. [..] din [data]

1. Părțile

[Denumirea angajatorului], cu sediul în [..], reprezentată de [..], în calitate de angajator, și [numele salariatului], [funcția], în calitate de salariat, au convenit următoarele.

Comentariu: data actului e anterioară începerii cursului.

2. Obiectul

Angajatorul asigură participarea salariatului la programul de formare profesională „[denumirea]”, organizat de [furnizor], în perioada [..]. Participarea are loc la inițiativa angajatorului, potrivit [referatului de necesitate/planului de formare].

Comentariu: fraza despre inițiativă așază actul în ipoteza art. 197 alin. (1), singura la care trimite art. 198.

3. Costurile

Angajatorul suportă integral cheltuielile ocazionate de participare, în sumă totală de [..] lei: taxa de participare [..] lei; taxa de examinare [..] lei; materiale [..] lei. Pe durata formării, salariatul beneficiază de toate drepturile salariale.

Comentariu: suma se trece în cifre. Dacă e doar estimată, scrie „cel mult [..] lei, potrivit documentelor justificative”.

4. Durata obligației

Salariatul se obligă să nu aibă inițiativa încetării contractului individual de muncă timp de [..] luni de la data finalizării programului.

Comentariu: legea nu spune de când curge perioada, așa că o spui tu.

5. Restituirea proporțională

Dacă salariatul are inițiativa încetării contractului înainte de împlinirea perioadei de la pct. 4 ori se află într-una dintre situațiile prevăzute la art. 198 alin. (4) din Codul muncii, restituie cheltuielile de la pct. 3 proporțional cu perioada nelucrată, calculată în zile calendaristice: suma × zile nelucrate / zile totale ale perioadei.

Comentariu: formula e cea din art. 198 alin. (3); unitatea de calcul se alege aici, nu la proces.

6. Situații în care restituirea nu se datorează

Salariatul nu datorează nicio sumă dacă: contractul încetează din motive care nu țin de persoana sa; este concediat pentru inaptitudine medicală sau necorespundere profesională; contractul încetează prin acordul părților, dacă acordul nu prevede altfel; demisionează fără preaviz în condițiile art. 81 alin. (8) din Codul muncii; programul este anulat sau întrerupt din motive care nu îi sunt imputabile.

Comentariu: lista acoperă golurile din art. 198.

7. Dovada cheltuielilor

Angajatorul pune la dispoziția salariatului, la cerere, copii ale facturii și ale dovezii plății. Suma de restituit nu poate depăși cheltuielile dovedite.

8. Modalitatea de plată

Suma se achită în termen de [..] zile de la încetarea contractului sau în [..] rate lunare egale, potrivit unui acord scris.

Comentariu: fără formula „se reține din drepturile salariale”; vezi art. 169.

9. Dispoziții finale și semnături

Celelalte clauze ale contractului rămân neschimbate. Încheiat în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte. Angajator, [..]. Salariat, [..].

Comentariu: actul se poate semna și electronic [art. 16 alin. (1^1)], dar salariatul nu poate fi obligat la asta [alin. (1^6)].

Locul actului între referat, decizie și plan e descris în setul de documente AI al unei firme și în ghidul despre planul și bugetul de formare.

Exemplu de calcul: restituirea proporțională, pe cifre rotunde

Exemplu didactic, cu cifre alese pentru un calcul ușor; nu reprezintă prețul vreunui curs.

• Cheltuieli trecute în act: 4.200 lei taxa de participare + 600 lei taxa de examinare = 4.800 lei.
• Perioada convenită: 12 luni de la finalizare, 1 martie – 28 februarie anul următor (365 de zile).
• Salariatul demisionează; ultima zi de contract e 30 septembrie.

Diferența e mică aici, dar crește când plecarea cade la mijloc de lună; de aceea unitatea de calcul se scrie în act. O plecare în prima zi a perioadei ar însemna toți cei 4.800 de lei; după ultima zi, nimic.

Ce negociază angajatul înainte să semneze

Actul adițional e un acord, deci se poate discuta. Art. 17 alin. (6) îți dă dreptul de a fi asistat de un consultant extern specializat în legislația muncii sau de un reprezentant al sindicatului tău. Puncte de urmărit:

1. Suma, în cifre. „Contravaloarea cursului”, fără cifră, e un cec în alb.
2. Durata, comparată cu costul și cu lungimea cursului.
3. Momentul de la care curge perioada și unitatea de calcul.
4. Situațiile exceptate: desființarea postului, problemele medicale, neplata salariului, anularea cursului.
5. Plata: termen și rate, scrise, fără rețineri automate din salariu.
6. Ce primești în schimb. Potrivit art. 200, cine a încheiat un astfel de act poate primi „și alte avantaje în natură pentru formarea profesională”.
7. Natura cursului. Dacă instruirea e una pe care firma o datorează oricum, întreabă de ce are nevoie de clauză.

Poți și să refuzi: firma poate renunța la un curs pe care nu era obligată să îl ofere, dar formarea periodică de la art. 194 rămâne în sarcina ei. Cum ceri tu un curs: ghidul de decontare.

Greșeli frecvente în actul adițional la CIM pentru formare profesională

• Clauza pusă doar în regulamentul intern, fără act pentru cursul concret.
• Actul semnat după ce cursul a început. Pentru modificarea elementelor din informare, între care și condițiile formării, art. 17 alin. (5) cere un act adițional încheiat „anterior producerii modificării”.
• Durate copiate din modele vechi, cu „60 de zile” și „3 ani”, sau fără legătură cu costul.
• Suma lipsă sau fără factură în dosar.
• Salariul inclus în cheltuieli, penalități, sume fixe, multipli ai costului.
• Aceeași clauză pe instruirile obligatorii.
• Reținerea din ultimul salariu, hotărâtă unilateral.
• Un singur act „pentru toate cursurile viitoare”, fără obiect, sumă și perioadă.

Mai e o greșeală, care nu ține de drept: actele se semnează, dar după curs nu se măsoară nimic. Măsurarea e tratată în modulul de evaluare din cursul de AI în educație și training corporate.

Curs de inteligență artificială plătit de firmă: ce schimbă articolul 4 din AI Act

Art. 4 din Regulamentul (UE) 2024/1689, în forma dată de Regulamentul (UE) 2026/1744, în vigoare din 27 iulie 2026, le cere furnizorilor și implementatorilor de sisteme de IA să ia „măsuri pentru a sprijini dezvoltarea alfabetizării în domeniul IA a personalului lor”, fără a le cere să garanteze un anumit nivel de cunoștințe. Obligația se aplică din 2 februarie 2025 și e un motiv în plus pentru care firmele plătesc astfel de cursuri. Detalii în ghidul despre AI literacy și articolul 4.

Ce nu face art. 4: nu spune cine plătește, nu pomenește clauze de restituire și nu modifică nimic din art. 196-198 din Codul muncii. Regimul actului e același pentru un curs de AI ca pentru unul de contabilitate.

Un singur lucru merită gândit, ca prudență, nu ca regulă: instruirea de bază prin care firma își îndeplinește propria obligație seamănă cu formarea pe care angajatorul o datorează oricum. Nu am găsit un text sau o hotărâre care să lege art. 4 de clauza de restituire, dar clauza are mai mult sens pe programele aprofundate și costisitoare decât pe instruirea de două ore despre ce date nu se pun într-un chatbot.

Dacă te interesează retenția, nu recuperarea banilor, clauza e un instrument grosier. De ce pleacă oamenii se tratează în cursul AI în resurse umane și recrutare.

Tratamentul fiscal, pe scurt

Codul fiscal scoate cheltuielile angajatorului cu pregătirea profesională a angajaților din veniturile impozabile ale acestora [art. 76 alin. (4) lit. p)] și din baza contribuțiilor de asigurări sociale [art. 142 lit. n)], cu aceeași condiție: „pregătire legată de activitatea desfășurată de persoanele respective pentru angajator/plătitor”. Legătura se dovedește cu documente, iar actul adițional e unul dintre ele. Deductibilitatea la firmă și dosarul complet sunt în ghidul despre planul și bugetul de formare.

Întrebări frecvente

Este obligatoriu actul adițional de formare profesională când angajatorul plătește cursul? Da, pentru orice obligație pe care salariatul și-o asumă în schimbul cursului: așa prevede art. 196 alin. (2) din Codul muncii, iar art. 198 leagă perioada de un asemenea act. Fără el, angajatorul nu are pe ce întemeia o cerere de restituire.

Clauza de formare profesională: ce despăgubiri poate cere angajatorul dacă demisionez? Cheltuielile ocazionate de pregătirea ta, proporțional cu perioada nelucrată din perioada stabilită în act [art. 198 alin. (3)]. Nu și penalități peste cost: prin Decizia nr. 19/2019, Înalta Curte a stabilit că o clauză penală care evaluează paguba produsă de salariat este nulă.

Trebuie să restitui banii pentru curs dacă sunt concediat? Depinde de motiv. Art. 198 alin. (4) extinde restituirea la concedierea disciplinară și la trei situații de natură penală. Desființarea postului, necorespunderea profesională și inaptitudinea medicală nu apar în text.

Există în Codul muncii o durată maximă pentru clauza de formare profesională? Nu. Art. 198 alin. (2) spune doar că durata se stabilește prin act adițional. Forma din 2003 prevedea cel puțin 3 ani pentru cursurile mai mari de 60 de zile, dar pragurile nu mai există în textul în vigoare.

Pot folosi un model de act adițional pentru un curs de formare profesională găsit pe internet? Ca structură, da; ca document final, nu. Verifică dacă nu e scris pe textul vechi, apoi completează suma, perioada, unitatea de calcul și situațiile exceptate. Nu am găsit un model oficial pentru acest act.

Concluzie

Actul adițional de formare profesională are puține piese obligatorii: cursul, suma în cifre, cine a avut inițiativa, perioada și formula proporțională din art. 198 alin. (3). Ce se adaugă peste ele îl slăbește: penalitățile, duratele fără legătură cu costul, salariul trecut la cheltuieli. Ce legea lasă nespus (acordul părților, desființarea postului, motivele medicale) se lămurește în act, nu la proces. Angajatorul are nevoie de o cerere pe care o poate dovedi, iar salariatul de o sumă pe care o poate calcula singur.

Surse și resurse oficiale

• Codul muncii, Legea nr. 53/2003, republicată, forma consolidată la 27 aprilie 2026
• Înalta Curte de Casație și Justiție, Decizia nr. 5/2015 (RIL)
• Înalta Curte de Casație și Justiție, Decizia nr. 19/2019
• Directiva (UE) 2019/1152 privind transparența și previzibilitatea condițiilor de muncă în Uniunea Europeană
• Regulamentul (UE) 2026/1744, care modifică art. 4 din Regulamentul (UE) 2024/1689
• Codul fiscal, Legea nr. 227/2015, forma consolidată la 8 august 2026

Articol de informare generală, cu textele legale consultate la 6 octombrie 2026. Modelul de act adițional este orientativ și nu constituie consultanță juridică; cere părerea unui consilier juridic înainte de a-l folosi.