Documentele AI ale unei firme din România: setul complet

Când vine o verificare — de la Inspectoratul Teritorial de Muncă, de la un client corporate care face audit de furnizor sau, în viitor, de la autoritatea de supraveghere pentru AI Act — nu se discută despre instrumente. Se cer documente. Iar problema tipică a firmelor românești nu e că folosesc AI-ul greșit, ci că îl folosesc fără nicio urmă scrisă: fără politică, fără inventar, fără dovada că oamenii au fost instruiți.

Articolul de față e specificația completă a setului: ce documente îți trebuie, ce conține fiecare la minimum, în ce ordine se produc și cine le semnează. Nu e un pachet de descărcat, ci o listă de lucru — fiecare document se scrie pe realitatea firmei tale, altfel nu valorează nimic la prima întrebare serioasă.

Câteva dintre ele au deja tratare separată, în detaliu; le indic la momentul potrivit, ca să nu repet ce s-a scris deja. Ce lipsea era imaginea de ansamblu: cum se leagă între ele și de ce ordinea contează.

De ce un set, și nu documente răzlețe

Documentele acestea nu sunt independente. Fiecare îl folosește pe precedentul ca intrare, iar dacă le produci în ordine greșită ajungi să le rescrii.

Inventarul îți spune ce sisteme AI există în firmă. Politica stabilește regulile pentru ele. Evaluarea competențelor arată unde sunt oamenii față de acele reguli. Planul de formare acoperă golul. Referatul și decizia justifică cheltuiala. Actul adițional o leagă de contractul individual de muncă. Nu poți scrie o politică serioasă fără să știi ce sisteme ai, și nu poți face un plan de formare util fără să știi ce nivel are echipa.

Ordinea corectă e deci: inventar → politică → evaluare → plan → referat → decizie → act adițional → evidențe curente.

Pentru contextul strategic al întregului demers și pentru decizia de a-l porni, cursul de AI pentru lideri de business tratează guvernanța AI la nivel de organizație — partea din care aceste documente sunt doar consecința administrativă.

1. Inventarul sistemelor AI

De ce. Nu poți guverna ce nu ai numărat. E și baza pentru orice discuție de conformare: întrebarea „ce sisteme AI folosiți" primește, în majoritatea firmelor, un răspuns incomplet, pentru că nimeni nu a inventariat funcțiile AI încorporate în instrumentele deja folosite.

Ce conține, la minimum. Denumirea sistemului și furnizorul; scopul de utilizare și departamentul; ce tip de date intră în el, cu marcarea explicită a datelor cu caracter personal; cine e responsabil intern; dacă rezultatul e verificat de om înainte de folosire; temeiul contractual cu furnizorul.

Cine îl ține. O persoană desemnată, nu „IT-ul" în general. Se actualizează la fiecare instrument nou și cel puțin o dată pe an integral.

Structura pe coloane, cine răspunde de fiecare și cum se populează în două săptămâni sunt tratate pe larg în ghidul registrului sistemelor AI.

2. Politica de utilizare a AI

De ce. Fără o regulă scrisă, fiecare angajat decide singur ce date are voie să introducă într-un asistent AI public. Rezultatul previzibil e că datele clienților ajung acolo unde nu trebuie, iar firma află ultima.

Ce conține, la minimum. Instrumentele aprobate și cele interzise; categoriile de date care nu se introduc niciodată în instrumente externe; regula de verificare umană înainte de folosirea unui rezultat; obligația de a marca sau semnala conținutul generat, acolo unde e cazul; procedura de solicitare a unui instrument nou; consecințele nerespectării.

Cine o semnează. Conducerea o aprobă, angajații o iau la cunoștință sub semnătură. Fără dovada luării la cunoștință, politica nu produce efecte disciplinare.

Conținutul detaliat și capcanele de redactare sunt tratate în ghidul despre shadow AI și politica de utilizare, iar construcția ei pas cu pas face obiectul cursului dedicat politicii de utilizare AI.

3. Evaluarea competențelor AI ale echipei

De ce. E documentul care transformă formarea dintr-o cheltuială discreționară într-una justificată. Și e singurul mod de a nu plăti pentru un curs de începători oamenilor care sunt deja peste acel nivel.

Ce conține. Grila de niveluri folosită; proba practică aplicată, pe sarcini reale din activitate; rezultatele pe grupe de roluri, nu pe persoane, dacă vrei să eviți discuții inutile; concluzia privind golul de competențe pe fiecare grupă.

Metoda completă e în ghidul de evaluare a competențelor AI.

4. Planul anual de formare profesională

De ce. Aici sunt două temeiuri distincte, care se suprapun fericit.

Primul e Codul muncii. Articolul 195 alineatul (1) prevede că angajatorul persoană juridică „care are mai mult de 20 de salariați elaborează anual și aplică planuri de formare profesională, cu consultarea sindicatului sau, după caz, a reprezentanților salariaților". Planul devine anexă la contractul colectiv de muncă la nivel de unitate, iar salariații au dreptul să fie informați cu privire la conținutul lui.

Al doilea e AI Act. Articolul 4 din Regulamentul (UE) 2024/1689 prevede că furnizorii și implementatorii de sisteme AI „iau măsuri pentru a asigura, în cea mai mare măsură posibilă, un nivel suficient de alfabetizare în domeniul AI în rândul personalului lor și al altor persoane care se ocupă de operarea și utilizarea sistemelor AI în numele lor", ținând cont de cunoștințele tehnice, experiența, educația și formarea acestora, precum și de contextul de utilizare. Obligația se aplică din 2 februarie 2025 și nu are prag de mărime a firmei.

Ce conține. Grupele de personal vizate; obiectivele pe grupă, formulate ca sarcini care se schimbă, nu ca teme de studiu; formele de realizare; perioada estimată; bugetul alocat.

Construcția bugetului și tratamentul fiscal al cheltuielii sunt tratate în ghidul planului și bugetului de formare, iar ce înseamnă concret conformarea la articolul 4 în ghidul despre AI literacy.

5. Referatul de necesitate și decizia de aprobare

De ce. Sunt documentele care leagă cheltuiala de activitatea firmei — condiția de care depinde tratamentul fiscal favorabil.

Codul fiscal, la articolul 76 alineatul (4) litera p), exclude din veniturile impozabile cheltuielile angajatorului pentru pregătirea profesională și perfecționarea angajaților, administratorilor și directorilor, cu condiția expresă ca aceasta să fie „pregătire legată de activitatea desfășurată de persoanele respective pentru angajator/plătitor". Articolul 142 litera n) prevede aceeași excludere pentru contribuțiile de asigurări sociale. Legătura cu activitatea nu se presupune — se demonstrează cu documente.

Ce conține referatul. Programul propus; grupa de personal vizată; ce sarcini concrete din activitatea acelor oameni sunt vizate; costul estimat; justificarea alegerii furnizorului.

Ce conține decizia. Aprobarea programului, a participanților și a bugetului, cu dată anterioară cheltuielii. O decizie datată după factură își pierde jumătate din valoarea probatorie.

6. Actul adițional la contractul individual de muncă

De ce. Articolul 196 alineatul (2) din Codul muncii prevede că modalitatea concretă de formare profesională, drepturile și obligațiile părților, durata formării, „inclusiv obligațiile contractuale ale salariatului în raport cu angajatorul care a suportat cheltuielile ocazionate de formarea profesională, se stabilesc prin acordul părților și fac obiectul unor acte adiționale la contractele individuale de muncă".

Când e obligatoriu. Ori de câte ori vrei ca obligația de menținere în firmă după formare să existe. Articolul 198 alineatul (1) leagă expres această obligație de o perioadă stabilită prin act adițional, în situația în care participarea a fost inițiată de angajator, în condițiile articolului 197 alineatul (1). Fără act adițional, obligația nu se prezumă și nu poți cere restituirea cheltuielilor.

Ce conține. Programul, durata, cine suportă costurile, perioada de menținere convenită și consecințele nerespectării — restituirea proporțională cu perioada nelucrată, conform articolului 198 alineatul (3).

7. Nota de informare privind conținutul generat cu AI

De ce. Articolul 50 din Regulamentul (UE) 2024/1689 impune obligații de transparență, dar cu domenii distincte pentru fiecare alineat, iar confuzia dintre ele produce fie sub-conformare, fie etichetări inutile. Alineatul (1) privește sistemele destinate să interacționeze direct cu persoane fizice. Alineatul (2) revine furnizorilor de sisteme care generează conținut sintetic. Alineatul (4) privește textul publicat cu scopul de a informa publicul asupra unor chestiuni de interes public.

Ce conține documentul intern. Ce categorii de conținut produce firma cu AI; care intră sub o obligație de marcare sau informare și în ce temei; cum se aplică practic marcajul; cine verifică înainte de publicare.

Delimitarea între furnizor și implementator și partea de implementare tehnică sunt tratate în ghidul de marcare a conținutului generat cu AI.

8. Evidența verificării rezultatelor și clauzele cu furnizorii

Ultimele două nu sunt documente unice, ci practici care lasă urmă scrisă.

Evidența verificării umane. Pentru fluxurile în care rezultatul AI ajunge la client sau produce un efect asupra unei persoane, trebuie să rămână o urmă că cineva a verificat înainte. Nu e nevoie de un sistem complicat: cine a verificat, ce a verificat, când. E documentul care face diferența între „avem regula scrisă" și „regula se aplică".

Clauzele în contractele cu furnizorii de AI. Ce se întâmplă cu datele introduse; dacă sunt folosite la antrenarea modelelor; unde sunt stocate; ce se întâmplă la încetarea contractului; ce garanții oferă furnizorul privind conformarea. Fără acestea, inventarul de la punctul 1 are o coloană care rămâne goală exact acolo unde contează.

Partea de protecția datelor care se suprapune peste toate cele opt — ce ai voie să introduci într-un instrument extern și în ce condiții — e tratată în ghidul privind datele în instrumentele AI.

Ordinea de lucru, pe două săptămâni

Zilele 1–3. Inventarul. Întreabă fiecare departament ce instrumente folosește, inclusiv funcțiile AI din instrumentele pe care le aveți deja. Lista va fi mai lungă decât te aștepți.

Zilele 4–6. Politica de utilizare, scrisă pe inventarul real. O politică generică, luată de pe internet, interzice lucruri pe care nimeni nu le face și permite tăcut ce se face efectiv.

Zilele 7–9. Evaluarea competențelor, pe grupe de roluri.

Zilele 10–12. Planul de formare, cu consultarea reprezentanților salariaților acolo unde e cazul. Consultarea are durată proprie — pornește-o în ziua 7, nu în ziua 12.

Zilele 13–14. Referatul, decizia, actele adiționale unde e cazul, nota privind conținutul generat.

Apoi, continuu. Evidența verificărilor și actualizarea inventarului la fiecare instrument nou.

Versionare, retenție și dovada că documentul era în vigoare atunci

Partea pe care aproape toată lumea o sare, deși e cea care decide dacă documentele rezistă la o verificare făcută peste doi ani.

Un document de conformare nu răspunde doar la întrebarea „ce reguli aveți", ci la „ce reguli aveați la momentul faptei". Dacă un incident s-a produs în martie, iar politica pe care o prezinți e cea revizuită în septembrie, nu ai demonstrat nimic despre martie. De aceea fiecare document din set are nevoie de trei elemente banale și obligatorii: un număr de versiune, o dată de intrare în vigoare și un istoric al modificărilor.

Practic, asta înseamnă un antet standard pe fiecare document — versiune, dată aprobare, dată intrare în vigoare, cine a aprobat — și un tabel scurt la final cu ce s-a schimbat față de versiunea anterioară și de ce. Versiunile vechi nu se șterg; se arhivează. Este singura modalitate prin care poți arăta, la un control sau într-un litigiu de muncă, care era regula aplicabilă la o dată anume.

Pentru dovada luării la cunoștință, aceeași logică: nu e suficient ca angajatul să fi semnat cândva o politică. Trebuie să se poată stabili ce versiune a semnat. O politică revizuită substanțial se recomunică, iar semnăturile se strâng din nou pentru versiunea nouă — altfel modificarea nu îi este opozabilă.

Cât timp le păstrezi: documentele legate de raporturile de muncă urmează regimul de arhivare al dosarului de personal; inventarul și politica se păstrează pe toată durata în care sistemele descrise sunt în uz, plus perioada în care ar putea fi verificate. Regula de bun-simț, în lipsa unui termen expres, e că un document care justifică o cheltuială se păstrează cel puțin cât termenul de prescripție fiscală, iar unul care justifică o decizie față de un angajat, cel puțin cât termenul în care acea decizie poate fi contestată. Termenele concrete se stabilesc cu contabilul și cu consilierul juridic, nu se improvizează.

Greșeli care anulează tot efortul

Politica semnată de nimeni. Un document aprobat de conducere, dar fără dovada luării la cunoștință de către angajați, nu produce efecte disciplinare.

Inventarul făcut o dată. Un registru care nu s-a actualizat de opt luni e o declarație scrisă că nu controlezi situația.

Documentele scrise după cheltuială. Referatul și decizia datate după factură inversează exact logica pe care se sprijină tratamentul fiscal.

Șabloane generice, neadaptate. Un document care descrie altă firmă e mai rău decât lipsa lui: arată intenția de conformare fără substanță, iar la o verificare se vede în trei minute.

Consultarea tratată ca formalitate. Articolul 195 alineatul (1) din Codul muncii cere consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților la elaborarea planului. Un e-mail trimis în ultima zi e greu de susținut ca atare.

Întrebări frecvente

Î: Sunt aceste documente obligatorii prin lege? R: Parțial, și din temeiuri diferite. Planul anual de formare e obligatoriu prin articolul 195 alineatul (1) din Codul muncii pentru angajatorul persoană juridică cu mai mult de 20 de salariați. Măsurile de alfabetizare în domeniul AI decurg din articolul 4 din Regulamentul (UE) 2024/1689, fără prag de mărime. Actul adițional e necesar dacă vrei obligație de menținere după formare, conform articolelor 196 și 198 din Codul muncii. Politica de utilizare și inventarul nu sunt impuse ca atare de un text unic, dar sunt mijloacele practice prin care demonstrezi respectarea obligațiilor de protecție a datelor și de guvernanță — și sunt cerute frecvent în auditurile de furnizor.

Î: Am 12 angajați. Îmi trebuie tot setul? R: Nu în întregime. Obligația planului anual scris revine angajatorilor cu peste 20 de salariați. Rămân însă aplicabile obligația de formare de la articolul 194 alineatul (1) litera b) din Codul muncii — cel puțin o dată la 3 ani pentru firmele sub 21 de salariați, pe cheltuiala angajatorului — și articolul 4 din AI Act, care nu are prag. Practic, într-o firmă mică setul minim util rămâne inventarul, politica de utilizare și dovada instruirii.

Î: Pot folosi șabloane găsite pe internet? R: Ca punct de plecare structural, da. Ca document final, nu. Valoarea acestor documente stă în corespondența cu realitatea firmei: instrumentele pe care le folosiți efectiv, datele pe care le procesați, rolurile pe care le aveți. Un document care descrie altă organizație nu vă apără de nimic. Recomandarea practică e să folosiți specificațiile de conținut din acest articol ca listă de verificare și să treceți rezultatul prin consilierul juridic al firmei.

Î: Cine ar trebui să răspundă de acest set? R: O singură persoană desemnată, cu sprijin din trei zone: IT pentru inventar, HR pentru plan și acte adiționale, juridic pentru politică și clauzele cu furnizorii. Modelul în care „răspunde toată lumea" produce, în practică, documente care nu se actualizează niciodată.

Concluzie

Setul complet are opt piese, dar munca reală e concentrată în primele două: inventarul și politica. Restul decurge din ele aproape mecanic, iar tratamentul fiscal al cheltuielilor de formare se sprijină pe documente simple, cu condiția să fie datate în ordinea corectă.

Ce nu se poate externaliza e adaptarea. Un pachet de șabloane descărcat și semnat fără să descrie firma ta e o conformare de suprafață care se vede imediat. Un set scurt, dar scris pe realitatea ta, rezistă la orice întrebare.

Surse oficiale: Codul muncii — Legea nr. 53/2003, republicată (art. 194–198) · Codul fiscal — Legea nr. 227/2015 (art. 76, art. 142) · Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială (art. 4, art. 50)

Articol informativ, publicat la 18 august 2026. Conține specificații de conținut, nu documente juridice gata de utilizat, și nu constituie consultanță juridică. Fiecare document se adaptează la situația concretă a firmei și se verifică cu consilierul juridic și cu contabilul. Textele legale se modifică — verificați forma în vigoare la data la care aplicați.