AI în administrația publică din România: ghid pentru instituții

Într-o primărie, un asistent AI care rezumă în două minute un dosar de 60 de pagini pare cea mai bună veste a anului. Într-o primărie, același asistent care redactează un răspuns oficial pe care nimeni nu-l verifică poate produce un act administrativ greșit, trimis unui cetățean care nu are unde să se ducă în altă parte. Diferența dintre cele două scenarii nu e tehnologia, ci regulile după care instituția o folosește — iar în 2026, în România, aceste reguli au devenit obligații juridice concrete, nu recomandări de bune practici.

Ghidul de față e scris pentru instituții publice și pentru funcționarii care lucrează efectiv cu documente: ce e permis, ce e interzis, ce obligații suplimentare are sectorul public față de o firmă privată și cum arată un plan realist de implementare. Dacă lucrezi în mediul privat, obligațiile companiilor sunt tratate separat în ghidul despre AI Act pentru firmele românești.

De ce administrația publică nu e „încă o organizație"

Trei diferențe schimbă complet calculul.

Cetățeanul nu poate pleca la concurență. Dacă un magazin online îți răspunde prost, cumperi din altă parte. Dacă instituția care îți emite o autorizație folosește prost un instrument automat, nu ai alternativă. De aici derivă un standard de precauție mai ridicat, nu o toleranță mai mare.

Actele administrative produc efecte juridice. Un text generat automat care ajunge, neverificat, într-un răspuns oficial nu e o eroare de redactare — e un act cu consecințe, contestabil, cu termene și cu răspundere.

Regulamentul european impune obligații în plus tocmai organismelor publice. Cea mai importantă e evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale, despre care vorbim în detaliu mai jos și care, prin construcție, nu se aplică majorității firmelor private.

Unde suntem în august 2026: obligațiile există, controlul încă nu

Situația din România are o particularitate pe care merită să o înțelegi corect, pentru că se interpretează des greșit.

România are o Strategie națională în domeniul inteligenței artificiale 2024-2027, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 832/2024 și publicată în Monitorul Oficial nr. 730 din 25 iulie 2024, care dă direcția pentru administrația centrală. În martie 2026, Guvernul a adoptat un memorandum prin care a desemnat autoritățile naționale competente pentru aplicarea Regulamentului european privind inteligența artificială: ANCOM ca autoritate de supraveghere a pieței și punct național unic de contact, Autoritatea pentru Digitalizarea României ca autoritate de notificare, iar Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ASF și BNR pe domeniile lor.

Partea esențială vine din comunicatul ANCOM din 24 iulie 2026: actul normativ național care stabilește atribuțiile, mecanismele de cooperare și regimul sancțiunilor este încă în elaborare, iar autoritățile „vor putea verifica și sancționa nerespectarea obligațiilor din Regulament doar ulterior intrării în vigoare a actului normativ național".

Tradus pentru un director de instituție: obligațiile europene se aplică din 2 august 2026, dar mecanismul național de sancționare nu e încă operațional. Asta nu e o amânare a obligațiilor. E o fereastră în care poți face lucrurile în ordine, fără presiunea unui control. Instituțiile care tratează fereastra ca pe o vacanță vor descoperi, când legea intră în vigoare, că trebuie să documenteze retroactiv sisteme pe care le folosesc deja de un an.

Ce înseamnă „risc ridicat" într-o instituție publică

Regulamentul clasifică drept sisteme cu grad ridicat de risc, printre altele, cele folosite în:

• educație și formare profesională — admitere, evaluare, monitorizarea comportamentului la examene;
• ocuparea forței de muncă — recrutare, triere de candidați, decizii privind promovarea sau încetarea raporturilor de muncă;
• accesul la servicii publice esențiale și la beneficii — evaluarea eligibilității pentru ajutoare, alocații, servicii sociale, precum și trierea apelurilor de urgență;
• aplicarea legii, migrație, azil și controlul frontierelor;
• administrarea justiției și procesele democratice.

Observația practică: cele mai multe instituții din România nu au încă astfel de sisteme. Un asistent generalist folosit pentru rezumarea documentelor sau redactarea unei ciorne nu e, prin el însuși, sistem cu grad ridicat de risc. Dar în momentul în care un instrument automat începe să tríeze cereri, să puncteze dosare sau să ordoneze liste de beneficiari, discuția se schimbă complet. Linia se trece adesea fără ca cineva să observe, printr-un modul nou dintr-o aplicație existentă.

De aceea primul livrabil al oricărei instituții nu e un instrument, ci un inventar. Structura unui registru funcțional e descrisă în ghidul despre inventarul de sisteme AI — coloanele sunt aceleași și în sectorul public.

Obligația care privește specific sectorul public: evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale

Articolul 27 din Regulamentul european introduce o obligație pe care instituțiile publice nu o pot ocoli: înainte de prima utilizare a unui sistem AI cu grad ridicat de risc, organismele de drept public și entitățile private care prestează servicii publice trebuie să efectueze o evaluare a impactului asupra drepturilor fundamentale.

Evaluarea trebuie să cuprindă:

1. descrierea proceselor instituției în care va fi utilizat sistemul, în conformitate cu scopul lui preconizat;
2. perioada și frecvența de utilizare;
3. categoriile de persoane fizice și grupurile susceptibile a fi afectate în contextul concret;
4. riscurile specifice de prejudiciu pentru aceste categorii;
5. descrierea măsurilor de supraveghere umană, potrivit instrucțiunilor de utilizare;
6. măsurile care se iau dacă riscurile se materializează, inclusiv mecanismele interne de guvernanță și de tratare a plângerilor.

Rezultatele se notifică autorității de supraveghere a pieței. Dacă instituția a realizat deja o evaluare a impactului asupra protecției datelor conform GDPR, evaluarea drepturilor fundamentale o completează — nu o dublează. Oficiul European pentru IA urmează să pună la dispoziție un șablon, ceea ce înseamnă că instituțiile care încep acum cu documentația proprie nu pierd munca: o vor turna în formatul standard.

La aceasta se adaugă obligațiile generale ale implementatorilor de sisteme cu grad ridicat de risc: utilizarea conform instrucțiunilor, supraveghere umană asigurată de persoane competente și instruite, monitorizarea funcționării, păstrarea jurnalelor generate automat cel puțin șase luni, informarea reprezentanților angajaților înainte de punerea în funcțiune la locul de muncă și — punctul care contează cel mai mult pentru cetățean — informarea persoanelor fizice că sunt supuse utilizării unui astfel de sistem. Autoritățile publice au, în plus, obligația de a folosi doar sisteme înregistrate în baza de date europeană.

Există și o obligație transversală, aplicabilă de la 2 februarie 2025: alfabetizarea în materie de AI a personalului care lucrează cu aceste sisteme. Nu e o formalitate bifabilă cu o prezentare de o oră; e tratată pe larg în ghidul despre articolul 4 și alfabetizarea AI.

Ce poate face un funcționar public astăzi, fără risc

Partea practică. Următoarele utilizări sunt, în marea majoritate a cazurilor, sigure — cu condiția respectării regulilor de la secțiunea următoare.

Rezumarea documentelor publice. Rapoarte, studii, ghiduri de finanțare, documentații de urbanism deja publice. Câștigul de timp e imediat și riscul e minim, pentru că sursa e verificabilă.

Ciorna unui răspuns, pe baza materialului pe care i-l dai tu. Nu „scrie-mi un răspuns despre taxa X", ci „reformulează textul de mai jos într-un răspuns clar, păstrând toate informațiile neschimbate". Diferența dintre cele două prompturi e diferența dintre un instrument și o sursă de halucinații.

Simplificarea limbajului administrativ. Cel mai subestimat câștig din tot sectorul public. Un anunț scris în limbaj birocratic generează zeci de apeluri telefonice de clarificare; același anunț rescris clar le elimină. Cere explicit: „rescrie pentru un cetățean fără studii juridice, la nivel de clasa a opta, păstrând exact termenele și documentele necesare".

Traducerea materialelor informative pentru comunitățile locale sau pentru cetățenii străini, cu verificare umană a termenilor tehnici.

Minute de ședință și sinteze de dezbatere publică, cu atenție la partea legală a înregistrărilor — tratată separat în ghidul despre transcrierea ședințelor cu AI.

Analiza datelor deschise proprii — execuție bugetară, indicatori de mediu, statistici de trafic. AI-ul ajută la explorare și la formularea întrebărilor, cifrele rămân din sursă.

Verificarea accesibilității conținutului digital publicat de instituție, o obligație legală distinctă, detaliată în ghidul despre accesibilitatea digitală.

Pregătirea documentațiilor și a materialelor de instruire internă, cu revizuire de specialitate înainte de folosire.

Liniile roșii

Cinci interdicții pe care orice politică internă ar trebui să le conțină, formulate simplu ca să fie ținute minte.

1. Datele cetățenilor nu intră în conturi personale. Un funcționar care copiază o cerere cu nume, CNP și adresă într-un cont gratuit, personal, a făcut o divulgare către un terț. Instrumentele se folosesc doar prin conturile instituției, pe planuri cu garanții contractuale privind datele, și doar pe categoriile de date aprobate.

2. AI-ul nu decide. Poate pregăti, poate propune, poate sintetiza. Semnătura, motivarea și răspunderea rămân ale persoanei competente. Un răspuns care începe cu „conform analizei efectuate de sistem" e un răspuns care va cădea în instanță.

3. AI-ul nu citează legea. E cea mai frecventă sursă de eroare gravă în sectorul public: modelele produc numere de articole și de acte normative care sună perfect plauzibil și sunt greșite. Orice trimitere legală se verifică pe portalul legislativ înainte de a intra într-un document. Mecanismul din spatele acestor erori e explicat în ghidul despre halucinațiile AI.

4. Informațiile clasificate și documentele cu regim special nu ating instrumente externe. Fără excepții „doar de data asta".

5. Nimic nu iese din instituție fără verificare umană documentată. Regula se aplică inclusiv comunicatelor de presă și postărilor pe pagina oficială.

Transparența față de cetățean

Un cetățean care primește un răspuns nu trebuie să ghicească cine i-a scris.

Termenele rămân neschimbate și nu se prelungesc pentru că instituția „testează un instrument nou": Legea nr. 544/2001 impune răspuns la solicitările de informații de interes public în 10 zile sau, în cazuri complexe, în cel mult 30 de zile, cu înștiințarea solicitantului în primele 10 zile. Pentru petiții, OUG nr. 27/2002 prevede termenul de 30 de zile, cu posibilitatea prelungirii cu cel mult 15 zile.

Dacă instituția pune la dispoziție un chatbot pe site, Regulamentul european privind inteligența artificială impune ca persoana să știe că interacționează cu un sistem AI, iar conținutul sintetic publicat trebuie marcat corespunzător. Termenele și modul concret de implementare sunt în ghidul despre marcarea conținutului generat cu AI.

Iar când un sistem automat contribuie la o decizie care privește o persoană, aceasta are dreptul să primească explicații despre rolul sistemului în decizie. Perspectiva cetățeanului asupra deciziilor automate — inclusiv drepturile din GDPR — e detaliată în ghidul despre deciziile automate și drepturile tale.

Precizare: materialul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru implementări concrete, mai ales în zonele clasificate ca având grad ridicat de risc, este necesară analiză juridică specializată.

Un plan realist de 90 de zile

Instituțiile eșuează rareori din lipsă de instrumente. Eșuează pentru că încep cu instrumentul.

Zilele 1-20 — inventarul. Ce sisteme cu componentă AI există deja în instituție, inclusiv module din aplicații pe care nimeni nu le-a catalogat ca „AI": filtre antifraudă, module de recunoaștere a textului, asistente din suitele de birou. Adaugă și utilizarea neoficială — funcționarii care folosesc deja asistenți din proprie inițiativă. Fenomenul e cunoscut, e răspândit și nu se rezolvă prin negare, ci prin politică internă; e descris în ghidul despre AI-ul din umbră.

Zilele 21-40 — politica internă. Un document de maximum patru pagini: ce instrumente sunt aprobate, ce categorii de date pot intra în ele, ce e interzis, cine aprobă un instrument nou, cum se verifică rezultatele înainte de folosire, cine răspunde. Mai lung înseamnă necitit.

Zilele 41-60 — instruirea. Obligația de alfabetizare AI se acoperă cu formare reală, pe rolurile din instituție: cine redactează documente, cine lucrează cu date personale, cine ia decizii. Formarea trebuie documentată — cine, când, ce conținut.

Zilele 61-90 — două proiecte-pilot și evaluarea. Alege exact două utilizări cu risc scăzut și beneficiu vizibil: simplificarea limbajului din materialele publice și sintezele documentare interne sunt candidatele obișnuite. Măsoară timpul economisit și numărul de erori prinse la verificare. Dacă ceva din inventar se dovedește a fi sistem cu grad ridicat de risc, aici pornești evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale.

Cum te ajută cursurile de pe Cursuri AI

Pentru conducerea instituției, cursul AI pentru lideri și decidenți acoperă partea de decizie: ce merită automatizat, cum se evaluează un furnizor, cum se construiește guvernanța internă. Pentru responsabilii de conformitate și pentru cei care trebuie să scrie efectiv documentele, cursul despre politica de utilizare a AI și AI-ul din umbră trece de la principii la formulările care intră în regulamentul intern. Iar pentru echipele care conduc schimbarea în organizație — partea cea mai grea în sectorul public — există cursul de management în era AI.

Departamentele care vor să lucreze cu propriile date, fără să depindă de un furnizor extern pentru fiecare raport, găsesc în analiza de date cu AI fără cod partea practică.

Întrebări frecvente

O primărie mică are obligații sub Regulamentul european privind inteligența artificială? Da, dacă folosește sisteme AI, indiferent de mărime. Obligațiile depind de tipul sistemului, nu de numărul de angajați. Pentru utilizări uzuale — rezumate, redactare, traduceri — obligațiile principale sunt alfabetizarea personalului și transparența. Pentru sisteme care contribuie la decizii privind cetățenii, se adaugă cerințele pentru risc ridicat, inclusiv evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale.

Dacă autoritățile române nu pot sancționa încă, de ce să ne grăbim? Pentru că obligațiile se aplică deja, iar cadrul național de sancționare este în elaborare. Când va intra în vigoare, instituțiile vor trebui să demonstreze conformitatea pentru sisteme aflate deja în uz. E mult mai ieftin să documentezi din prima decât să reconstruiești un an de utilizare nedocumentată.

Poate un funcționar să folosească un asistent AI pentru a răspunde la o petiție? Poate să îl folosească pentru ciornă și pentru reformulare, pe baza informațiilor pe care i le furnizează el. Nu poate să îi ceară asistentului să genereze conținutul juridic al răspunsului, nu poate să îi dea date personale prin conturi neaprobate și nu poate să trimită răspunsul fără verificare. Responsabilitatea rămâne integral a instituției.

Ce facem cu instrumentele pe care angajații le folosesc deja pe cont propriu? Le treci în inventar și decizi: aprobi, aprobi cu limite sau interzici — și oferi o alternativă aprobată. Interdicția fără alternativă mută utilizarea în zona invizibilă, unde riscul e mai mare, nu mai mic.

Trebuie să spunem cetățeanului că am folosit AI pentru a redacta un răspuns? Când răspunsul este verificat și asumat de o persoană competentă din instituție, responsabilitatea editorială este umană. Situația e diferită pentru chatboți, unde persoana trebuie să știe că vorbește cu un sistem automat, și pentru conținutul sintetic publicat, care intră sub obligațiile de marcare.

De unde începem dacă nu avem buget? Din inventar și politică internă — ambele costă doar timp. Cele mai mari câștiguri inițiale din sectorul public, simplificarea limbajului administrativ și sintezele documentare, se obțin cu instrumente pe care instituțiile le au deja în abonamentele de birou.

Concluzie

Administrația publică din România are, în 2026, o fereastră neobișnuit de favorabilă: obligațiile europene sunt clare, mecanismul de control încă se construiește, iar câștigurile ușoare — limbaj mai clar, răspunsuri mai rapide, mai puțin timp pierdut pe sinteze — nu presupun nici sisteme scumpe, nici riscuri juridice.

Instituțiile care folosesc fereastra pentru inventar, politică și instruire vor intra în perioada de control cu documentele făcute. Cele care așteaptă vor descoperi că au de justificat, retroactiv, utilizări pe care nu le-a autorizat nimeni. Diferența dintre cele două grupuri nu se măsoară în buget, ci în trei documente scrise la timp.

Surse

• Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială (articolele 4, 26, 27, 50), EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32024R1689
• ANCOM, „Regulamentul privind inteligența artificială în România – stadiul actual al cadrului de implementare" (24 iulie 2026): https://www.ancom.ro/despre-noi/media/comunicate-de-presa/regulamentul-privind-inteligenta-artificiala-in-romania-stadiul-actual-al-cadrului-de-implementare/
• JURIDICE.ro, „Autoritățile naționale competente pentru aplicarea Regulamentului AI" (memorandumul din martie 2026): https://www.juridice.ro/820036/autoritatile-nationale-competente-pentru-aplicarea-regulamentului-ai.html
• Hotărârea Guvernului nr. 832/2024 privind aprobarea Strategiei naționale în domeniul inteligenței artificiale 2024-2027 (MO nr. 730 din 25 iulie 2024): https://lege5.ro/Gratuit/ge2timbygi2di/hotararea-nr-832-2024-privind-aprobarea-strategiei-nationale-in-domeniul-inteligentei-artificiale-2024-2027
• Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/31413
• OUG nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/33817
• Portalul legislativ al Ministerului Justiției: https://legislatie.just.ro/