Licitații publice cu AI: ghid pentru firmele care depun în SEAP

Cine a depus măcar o ofertă în SEAP știe unde se pierde de fapt licitația: nu în prețul propus, ci în cele patruzeci de pagini de fișă de date pe care le citești sâmbătă seara, cu trei zile înainte de termen. O cerință de calificare interpretată greșit, un formular vechi, o experiență similară care nu se potrivește exact pe obiectul contractului — și oferta iese din competiție înainte să fie evaluată tehnic.

Aici e câștigul real al inteligenței artificiale pentru o firmă care lucrează cu statul: nu scrie oferte mai frumoase, ci elimină pierderile administrative. Cu o condiție pe care o detaliem mai jos: în achizițiile publice, o parte din ce depui este declarație pe propria răspundere — iar un text „plauzibil" generat automat te poate scoate din procedură definitiv.

Harta oportunităților: unde se joacă de fapt banii pentru firmele mici

Înainte de instrumente, merită clarificat unde ai șanse. Legea nr. 98/2016 stabilește praguri care schimbă complet tipul de efort cerut.

Autoritatea contractantă are dreptul să achiziționeze direct produse sau servicii dacă valoarea estimată, fără TVA, este mai mică de 270.120 lei, respectiv lucrări sub 900.400 lei (art. 7 alin. 5). Sub acest prag nu există procedură clasică, cu documentație de atribuire stufoasă — există catalog electronic, anunțuri și consultări.

Detaliile din alin. (7) al aceluiași articol sunt harta practică:

• pentru achiziții estimate peste 200.000 lei (produse și servicii), respectiv 560.000 lei (lucrări), autoritatea are obligația să folosească catalogul electronic din SEAP sau să publice un anunț într-o secțiune dedicată;
• între 140.000 și 200.000 lei (produse și servicii), respectiv 300.000 și 560.000 lei (lucrări), are obligația să consulte minimum trei operatori economici;
• sub 9.000 lei fără TVA, poate plăti direct, fără acceptarea prealabilă a unei oferte.

Traducere pentru o firmă mică: dacă produsele tale nu sunt în catalogul electronic SEAP și dacă nu ești vizibil pentru instituțiile din județ, ratezi zona în care nici măcar nu trebuie să concurezi cu dosare de sute de pagini. Aceasta e prima „strategie de licitații" — și nu are nevoie de AI, ci de prezență.

Peste praguri intri în proceduri, iar acolo începe munca documentară în care AI-ul chiar contează. SEAP este definit legal ca sistemul informatic de utilitate publică folosit pentru aplicarea prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire și pentru publicarea anunțurilor la nivel național (art. 3 alin. 1 lit. nn din Legea nr. 98/2016), accesibil la e-licitatie.ro.

Fișa de date, transformată în checklist

Documentul care decide dacă oferta ta e admisibilă e fișa de date a achiziției împreună cu caietul de sarcini. Prima sarcină pe care merită să o dai unui asistent AI e transformarea lor într-o listă operațională.

Ești asistent de conformitate pentru o ofertă în achiziții publice.
Îți dau fișa de date și caietul de sarcini. Produ un tabel cu TOATE cerințele:

| Cerință | Tip (calificare / tehnică / financiară) | Document solicitat | Formular impus (dacă e nominalizat) | Cine îl produce în firmă | Termen |

Reguli:
- Nu adăuga cerințe care nu apar explicit în documente.
- Dacă un detaliu nu apare, scrie [NU APARE ÎN DOCUMENTAȚIE]. Nu deduce.
- Marchează separat cerințele unde se cere „experiență similară" și redă textul exact.
- La final, listează termenele și data-limită de depunere, citate exact.

Ultima instrucțiune e importantă: termenele le citești tu, în anunț, de fiecare dată. Un model care „își amintește" un termen e cea mai ieftină cale de a pierde o licitație.

Al doilea pas util: matricea de conformitate. Îi dai caietul de sarcini și propunerea ta tehnică și îi ceri să pună față în față fiecare cerință cu paragraful care îi răspunde, marcând cu [LIPSĂ] ce nu are pereche. E o verificare mecanică pe care ochiul o ratează sistematic la a treia recitire, și e exact tipul de muncă structurată pe documente lucrat în cursul de analiză de date cu AI fără cod.

Ce mai poate face AI-ul, concret

Monitorizarea anunțurilor. Poți folosi un asistent ca să îți structurezi criteriile de căutare (coduri CPV relevante, plaje de valoare, zone geografice, tipuri de autorități) și ca să rezume rapid anunțurile găsite. Sursa de adevăr rămâne SEAP: rezumatul îți spune dacă merită să deschizi documentația, nu dacă ești eligibil.

Decizia „mergem sau nu mergem". Înainte să investești două zile-om, cere-i o analiză structurată pe criteriile tale: potrivirea obiectului, cerințele de experiență similară pe care le poți dovedi, capacitatea financiară cerută, riscurile din contract. Nu e o decizie automată — e o fișă de decizie completată repede, pe care o validezi tu.

Redactarea propunerii tehnice pe cerințe. Cea mai valoroasă utilizare. Îi dai cerința din caiet și informațiile reale despre soluția ta, iar el produce paragraful care răspunde punctual, în ordinea din caiet, cu limbaj consistent. Nu inventează capabilități — le reformulează pe ale tale.

Ciorne pentru solicitările de clarificare. Orice operator economic interesat are dreptul să ceară clarificări cu privire la documentația de atribuire, în termenul stabilit de autoritate (art. 160). Dacă solicitarea a fost depusă în termen, răspunsul autorității trebuie transmis cu cel puțin 10 zile înainte de data-limită de depunere, respectiv 5 zile în situațiile de urgență prevăzute de lege; la procedura simplificată, termenele se reduc la 6 zile pentru lucrări și 3 zile pentru produse sau servicii (art. 161). Un asistent te ajută să formulezi întrebarea clar și fără să îți dezvălui soluția — dar calendarul îl faci tu, din anunț.

Analiza pierderilor. Ai raportul procedurii și comunicarea rezultatului. Pune-le împreună cu oferta ta și cere o listă a punctelor unde ai fost depunctat. În câteva licitații pierdute ai un tipar — de obicei, aceeași cerință prost tratată.

Zona roșie: DUAE nu e un formular, e o declarație

Aici e diferența dintre achizițiile publice și orice alt tip de document comercial pe care l-ai lăsa în seama unui asistent AI.

Documentul unic de achiziții european — DUAE — este acceptat de autoritatea contractantă ca declarație pe propria răspundere actualizată, ca dovadă preliminară că operatorul economic nu se află în situațiile de excludere și îndeplinește criteriile de calificare și selecție (art. 193 alin. 1 din Legea nr. 98/2016).

Iar Legea nr. 98/2016 sancționează direct informația neadevărată în art. 167 alin. (1):

• litera h) — autoritatea exclude operatorul economic care „s-a făcut vinovat de declarații false în conținutul informațiilor transmise la solicitarea autorității contractante în scopul verificării absenței motivelor de excludere sau al îndeplinirii criteriilor de calificare și selecție";
• litera i) — exclude și operatorul care „a furnizat din neglijență informații eronate care pot avea o influență semnificativă asupra deciziilor autorității contractante".

Citește încă o dată litera i). Neglijența e suficientă. Nu trebuie să fi vrut să înșeli pe cineva: e de ajuns ca în dosar să ajungă o informație eronată cu impact asupra deciziei. Un model de limbaj care „completează" o listă de contracte similare, care rotunjește un an de experiență sau care descrie o certificare pe care firma o are „într-o formă apropiată" produce exact acest tip de eroare — și o produce cu un ton perfect profesionist.

Consecința nu e o depunctare. E excluderea din procedură, cu efecte care se pot întinde dincolo de licitația respectivă.

Lista lucrurilor pe care nu le generezi niciodată

• Experiența similară. Contractele, valorile, beneficiarii, perioadele — se iau din documente reale, nu din memoria unui model.
• Certificările și autorizările. Ori le ai și le atașezi, ori nu le ai.
• Personalul propus. CV-urile experților sunt documente asumate, adesea cu declarații de disponibilitate semnate.
• Cifra de afaceri și indicatorii financiari. Din situațiile financiare depuse, atât.
• Prețurile. Din calcule proprii, oferte de la furnizori și analiza costurilor.
• Conținutul juridic al declarațiilor. Formularele impuse se completează, nu se rescriu „mai bine".

Regula unificatoare: AI-ul are voie să atingă tot ce e descriere și structură, niciodată ce e declarație și cifră.

Datele care nu ies din firmă

Documentația de atribuire e publică — o poți urca fără emoții. Restul nu:

• ofertele sau soluțiile primite de la subcontractanți și parteneri, care de regulă conțin clauze de confidențialitate;
• prețurile tale de achiziție și marjele, adică fix informația care te-ar costa cel mai mult dacă ar ajunge într-un set de date extern;
• documentele altor clienți, folosite ca „model" pentru o propunere tehnică.

Minimul rezonabil: cont de business, dezactivarea folosirii conversațiilor pentru antrenarea modelelor, și o regulă internă scrisă despre ce are voie să iasă din firmă. Cadrul complet — ce instrumente sunt aprobate, ce date sunt interzise, cine răspunde — e subiectul cursului despre politica de utilizare a AI și shadow AI, iar partea de date personale e detaliată în ghidul despre confidențialitatea datelor în relația cu instrumentele AI.

Merită și o precauție de igienă digitală: nu trata rezumatul automat al unui document primit ca pe o lectură. Comisia Europeană a semnalat explicit, în ghidul actualizat din mai 2026 privind utilizarea responsabilă a AI generative în cercetare, riscul instrucțiunilor ascunse în documente („hidden prompts") care pot manipula comportamentul unui asistent care le procesează. Într-o competiție cu miză financiară, presupunerea că toate fișierele sunt inofensive e o presupunere scumpă.

Ce nu poate face AI-ul în locul tău

Semnătura electronică. Ofertele și documentele se semnează cu semnătură electronică, iar semnătura e un act personal al reprezentantului legal.

Termenele de contestație. Dacă vrei să ataci documentația sau rezultatul, cadrul e Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac, iar termenele sunt scurte și diferă în funcție de valoarea estimată a contractului. Nu întreba un chatbot câte zile ai — citește legea și, la valori mari, vorbește cu un avocat. O întârziere de o zi înseamnă contestație tardivă.

Decizia de a contesta. E o decizie de business, cu costuri, cu garanție de bună conduită acolo unde se aplică și cu efecte asupra relației cu autoritatea.

Răspunderea. Formularea „așa a generat instrumentul" nu apare în niciun articol din lege ca motiv de exonerare.

Fluxul de lucru, pe etape

Din nou, coloana din mijloc se oprește exact acolo unde apar cifre și semnături.

Cealaltă parte a mesei

Dacă lucrezi în interiorul unei instituții publice, discuția arată diferit: acolo apar obligațiile de deployer din Regulamentul european privind inteligența artificială, evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale pentru anumite sisteme și regulile de transparență față de cetățeni. Am tratat separat perspectiva instituției în ghidul despre AI în administrația publică din România. Pentru firme, obligația care se aplică deja, indiferent de mărime, e cea de alfabetizare în domeniul AI din articolul 4 al Regulamentului (UE) 2024/1689, în vigoare din 2 februarie 2025 — explicată în ghidul despre articolul 4.

Pentru echipele care vor să facă saltul de la „folosim ChatGPT ocazional" la un mod de lucru repetabil pe documente și proceduri, cursul de prompt engineering acoperă exact partea care lipsește de obicei: instrucțiuni care interzic invenția, verificarea rezultatului și lucrul pe documente-sursă.

Întrebări frecvente

Pot completa DUAE cu ajutorul unui asistent AI? Poți folosi un asistent ca să înțelegi ce se cere în fiecare secțiune și ca să îți organizezi documentele. Nu poți lăsa un model să producă informația din DUAE: e o declarație pe propria răspundere, iar informațiile false sau eronate atrag excluderea din procedură conform art. 167 alin. (1) lit. h) și i) din Legea nr. 98/2016.

Poate AI-ul să îmi găsească licitațiile potrivite? Te ajută să îți definești criteriile și să trierezi rapid rezultatele, dar sursa oficială rămâne SEAP. Verifică întotdeauna anunțul original: valoarea, codul CPV, cerințele de calificare și termenul.

E riscant să urc caietul de sarcini într-un chat AI? Documentația de atribuire este publică, deci nu, în sine. Riscul apare la ce urci împreună cu ea: prețurile tale de achiziție, ofertele subcontractanților, documentele altor clienți. Acelea rămân în firmă.

Cum evit ca modelul să inventeze experiență similară? Nu îi cere niciodată să „completeze" lista de contracte. Îi dai lista reală, cu valori și perioade, și îi ceri exclusiv să o formateze în structura cerută de documentație. În prompt, pune explicit regula: dacă o informație lipsește, marcheaz-o cu [DE COMPLETAT], nu o presupune.

Sub ce valoare pot vinde către o instituție fără procedură complicată? Autoritatea poate achiziționa direct sub 270.120 lei fără TVA la produse și servicii, respectiv sub 900.400 lei la lucrări. Peste 200.000 lei, respectiv 560.000 lei, are obligația să folosească catalogul electronic din SEAP sau să publice un anunț — motiv întemeiat să îți ții catalogul actualizat.

Îmi calculează AI-ul termenul de contestație? Nu te baza pe asta. Termenele sunt reglementate de Legea nr. 101/2016 și diferă în funcție de valoarea estimată. O eroare de o zi transformă contestația în tardivă, deci verifică în lege și, la valori mari, consultă un avocat.

Concluzie

Într-o licitație publică, avantajul competitiv nu vine din texte mai elegante. Vine din faptul că nu pierzi zile pe recitit documentații, că nu ratezi o cerință și că ai timp să lucrezi la ce contează: soluția tehnică și prețul.

AI-ul îți dă acele zile înapoi. Dar face asta doar dacă îi dai munca potrivită — citire structurată, verificare încrucișată, redactare pe cerințe reale — și dacă păstrezi pentru tine tot ce se semnează. În achiziții publice, granița dintre cele două categorii nu e o chestiune de stil de lucru. E în lege, la articolul 167.

Surse

• Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice (art. 3 lit. nn, art. 7, art. 160–161, art. 167, art. 193): https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/178667
• Agenția Națională pentru Achiziții Publice — Legea nr. 98/2016, versiune actualizată: https://anap.gov.ro/ro/legea-nr-982016-privind-achizitiile-publice/
• Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP): https://www.e-licitatie.ro/
• Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/178680
• Comisia Europeană, „Updated ERA living guidelines on the responsible use of generative AI in research" (8 mai 2026): https://research-and-innovation.ec.europa.eu/news/all-research-and-innovation-news/updated-era-living-guidelines-responsible-use-generative-ai-research-2026-05-08_en
• Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială, articolul 4: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32024R1689